CNAS認證中實驗室的內審員能起到什么作用？
2018-09-03
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實驗(yan)室的(de)內審員，除肩負內審任務外(wai)，往往還是(shi)本實驗(yan)室管理體系(xi)建設的(de)骨干(gan)。不僅要(yao)(yao)對管理體系(xi)的(de)運(yun)行進行檢查、判定，還要(yao)(yao)對本實驗(yan)室管理體系(xi)的(de)建立和實施起(qi)著重(zhong)要(yao)(yao)的(de)支持和推(tui)動作(zuo)用。
內部審核簡稱“內審”，是一種內部評價活(huo)動，這種(zhong)評價是通過內(nei)審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)工作(zuo)完(wan)成的(de)(de)(de)。實(shi)驗室(shi)(shi)的(de)(de)(de)內(nei)審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，其(qi)發揮的(de)(de)(de)作(zuo)用(yong)及審(shen)(shen)(shen)核(he)能力與(yu)素質如(ru)何(he)，直接影(ying)響(xiang)一個實(shi)驗室(shi)(shi)內(nei)部管(guan)理體系(xi)審(shen)(shen)(shen)核(he)的(de)(de)(de)效果。實(shi)驗室(shi)(shi)的(de)(de)(de)內(nei)審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，除肩(jian)負內(nei)審(shen)(shen)(shen)任務外，往(wang)往(wang)還是本實(shi)驗室(shi)(shi)管(guan)理體系(xi)建設的(de)(de)(de)骨干。實(shi)驗室(shi)(shi)的(de)(de)(de)內(nei)審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，不僅要(yao)(yao)對管(guan)理體系(xi)的(de)(de)(de)運行進行檢查、判定，還要(yao)(yao)對本實(shi)驗室(shi)(shi)管(guan)理體系(xi)建立和(he)實(shi)施起著(zhu)重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)支(zhi)持和(he)推動作(zuo)用(yong)。
那么，CNAS認證實驗室的內審員應當發揮哪些作用呢?筆者認為有以下幾個方面：
監(jian)督作(zuo)用
管理(li)體系的運(yun)行(xing)需要持續地(di)進行(xing)監督(du)，這樣才能有(you)效、及(ji)時地(di)發現問題(ti)并采取改進措施(shi)(shi)，這種持續監督(du)主要是通(tong)過內審(shen)(shen)進行(xing)的，而(er)內審(shen)(shen)的實施(shi)(shi)正是這支內審(shen)(shen)員隊伍擔當的。所以(yi)，從某種意義上說，內審(shen)(shen)員對管理(li)體系的有(you)效運(yun)行(xing)起(qi)著監督(du)員的作用。
參(can)謀作用
在(zai)內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)時，內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)發現某些(xie)不符(fu)(fu)(fu)合項，要(yao)求(qiu)受審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)(bu)(bu)門(men)及時采(cai)取措(cuo)(cuo)施(shi)(shi)(shi)(shi)，對(dui)(dui)不符(fu)(fu)(fu)合項進行處置(zhi)，消除產生(sheng)不符(fu)(fu)(fu)合的(de)原(yuan)因。此時，他必須向受審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)(bu)(bu)門(men)解(jie)釋為什么這(zhe)是(shi)一不符(fu)(fu)(fu)合項，這(zhe)樣對(dui)(dui)方才能針對(dui)(dui)不符(fu)(fu)(fu)合項找(zhao)出原(yuan)因，采(cai)取措(cuo)(cuo)施(shi)(shi)(shi)(shi)。在(zai)受審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)部(bu)(bu)(bu)門(men)考慮糾正(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)(shi)(shi)(shi)時，內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)可(ke)以(yi)(yi)提出一些(xie)改(gai)進意見(jian)供其選擇(ze)。當受審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)(bu)(bu)門(men)提出糾正(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)(shi)(shi)(shi)計劃(hua)時，內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)應(ying)決定是(shi)否可(ke)以(yi)(yi)認(ren)可(ke)，并說明認(ren)可(ke)或不認(ren)可(ke)的(de)理由。在(zai)糾正(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)(shi)(shi)(shi)計劃(hua)實施(shi)(shi)(shi)(shi)時，內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)要(yao)主(zhu)動關(guan)心實施(shi)(shi)(shi)(shi)的(de)過程，必要(yao)時給予指(zhi)導。這(zhe)一切都說明內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)在(zai)內(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)(shen)工作(zuo)中，絕不僅僅是(shi)一個“裁判員(yuan)”，還應(ying)為改(gai)進管理體(ti)系想(xiang)辦法、出主(zhu)意，成(cheng)為一名優(you)秀的(de)“參謀”。
紐帶作用
內審員(yuan)(yuan)在(zai)內審中與各部門的(de)(de)員(yuan)(yuan)工(gong)有著廣泛的(de)(de)交流和(he)接觸，既可以收集員(yuan)(yuan)工(gong)對(dui)質(zhi)量管理方面的(de)(de)意見、要求和(he)建(jian)議，CNAS認證通過質(zhi)量負責人向領導反映(ying)，又(you)可以把領導層關于質(zhi)量方面的(de)(de)方針、政(zheng)策和(he)意圖向員(yuan)(yuan)工(gong)傳達、解釋和(he)貫徹，起(qi)一種(zhong)溝(gou)通和(he)聯(lian)絡的(de)(de)作用。
接口(kou)作用
由于內(nei)(nei)審(shen)員經常被派往(wang)分(fen)包(bao)方(fang)(fang)或(huo)供應商(shang)去(qu)進行第(di)二方(fang)(fang)審(shen)核，在審(shen)核中(zhong)(zhong)貫徹本實(shi)驗(yan)室(shi)對分(fen)包(bao)方(fang)(fang)或(huo)供應商(shang)的要求(qiu)，同時(shi)也可反(fan)映(ying)分(fen)包(bao)方(fang)(fang)的實(shi)際情(qing)況和要求(qiu)，起接口作用。當到第(di)三方(fang)(fang)現(xian)場評審(shen)時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)員常常擔任聯絡(luo)員，從中(zhong)(zhong)了解對方(fang)(fang)的評審(shen)要求(qiu)，評審(shen)方(fang)(fang)式(shi)和方(fang)(fang)法(fa)，向質量負責(ze)人或(huo)最高管理(li)者(zhe)反(fan)映(ying)，同時(shi)也可向對方(fang)(fang)介(jie)紹本實(shi)驗(yan)室(shi)的實(shi)際情(qing)況，起內(nei)(nei)外接口作用。
帶頭作(zuo)用
內(nei)審員(yuan)在實(shi)驗室(shi)都有(you)各自(zi)的(de)(de)(de)本(ben)職工作。內(nei)審員(yuan)的(de)(de)(de)資(zi)格是經過專門(men)培訓而獲(huo)得的(de)(de)(de)，他們經常參加內(nei)審活動，對該實(shi)驗室(shi)管理體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)要求有(you)更深刻的(de)(de)(de)了解，更懂得應該如何做好本(ben)職工作。所以內(nei)審員(yuan)應以身作則，認真(zhen)貫(guan)徹和(he)執行有(you)關管理體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)要求，在全體(ti)員(yuan)工中起(qi)模范帶頭作用(yong)，成為(wei)貫(guan)徹實(shi)施管理體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)骨干。
內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)是(shi)本實驗室管理體系建設的(de)(de)(de)骨(gu)干(gan)，要(yao)發揮自(zi)(zi)身的(de)(de)(de)作用，就要(yao)提(ti)高自(zi)(zi)身的(de)(de)(de)能力，特別是(shi)現(xian)場審(shen)(shen)核(he)時的(de)(de)(de)審(shen)(shen)核(he)方(fang)(fang)式。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)在審(shen)(shen)核(he)中可以采用多種工(gong)作方(fang)(fang)法，這些方(fang)(fang)法往(wang)往(wang)是(shi)在工(gong)作中不斷積累(lei)起來的(de)(de)(de)，各(ge)(ge)人(ren)有各(ge)(ge)人(ren)的(de)(de)(de)技巧，從而(er)形成了個人(ren)的(de)(de)(de)風格。即(ji)審(shen)(shen)核(he)技巧。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)既(ji)然是(shi)客觀證據的(de)(de)(de)收集者(zhe)，在現(xian)場審(shen)(shen)核(he)中主要(yao)的(de)(de)(de)手段(duan)就是(shi)看、問、聽和分析。內(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)用來作分析判斷的(de)(de)(de)基(ji)礎是(shi)各(ge)(ge)種信息(xi)，而(er)信息(xi)是(shi)通(tong)過看、問、聽而(er)得來的(de)(de)(de)。這里僅就最基(ji)本的(de)(de)(de)方(fang)(fang)法，做一簡單(dan)介紹：
一是少講、多(duo)看、多(duo)聽、多(duo)問。內審員在現場的時(shi)間有限，而(er)需要(yao)采集(ji)的信息量(liang)又很大。信息(客(ke)觀證據)只(zhi)能通過看、問、聽獲(huo)得(de)，因此(ci)只(zhi)有少講才能多(duo)獲(huo)取信息。
二(er)是選(xuan)擇(ze)正確的(de)對象提問(wen)。問(wen)題(ti)應該向負責進(jin)行(xing)該項質量(liang)活(huo)動的(de)部門或個人(ren)提出，而不(bu)應向無關的(de)部門或個人(ren)提問(wen)，否(fou)則就會文不(bu)對題(ti)，浪費時間。
三是正確提(ti)(ti)出(chu)問(wen)題。內審(shen)員應明確地針對要(yao)了(le)解的問(wen)題提(ti)(ti)問(wen)，用(yong)不著像商(shang)業或(huo)外交談判中那(nei)樣采用(yong)旁敲側擊的方(fang)式(shi)，更不要(yao)提(ti)(ti)出(chu)外行(xing)或(huo)錯誤(wu)的問(wen)題。在(zai)現(xian)場審(shen)核(he)過(guo)程中，可采用(yong)封閉式(shi)和開放(fang)式(shi)相結合的方(fang)法(fa)進行(xing)提(ti)(ti)問(wen)。
四是提(ti)問(wen)(wen)與索(suo)看(kan)(kan)相(xiang)結(jie)(jie)合。內審(shen)員(yuan)在(zai)提(ti)問(wen)(wen)時(shi)經常會(hui)問(wen)(wen)及文(wen)件(jian)及實(shi)際執行情況，這(zhe)時(shi)可(ke)在(zai)提(ti)問(wen)(wen)中(zhong)同時(shi)索(suo)取(qu)需要觀看(kan)(kan)的文(wen)件(jian)或提(ti)出觀看(kan)(kan)現(xian)場，這(zhe)樣就(jiu)等于臨時(shi)又增加(jia)了一(yi)些檢(jian)查的樣本，對檢(jian)查起了補充作(zuo)用。問(wen)(wen)看(kan)(kan)結(jie)(jie)合的做法，既可(ke)使審(shen)核步(bu)步(bu)深(shen)入，又可(ke)避免單純(chun)問(wen)(wen)答(da)的那(nei)種(zhong)單調的方式，比較有效。
五是注意(yi)觀察(cha)易被遺(yi)忘的角落。內審(shen)前(qian)各部門一定會(hui)(hui)做出相應的準(zhun)備，因此重點(dian)的文件框等一定會(hui)(hui)收拾得整整齊齊，但在某些地方常(chang)常(chang)會(hui)(hui)發現(xian)作(zuo)廢(fei)的文件、未經檢定校準(zhun)的儀表等等不該存放在現(xian)場(chang)的東西，所(suo)以觀察(cha)視野要(yao)開闊一些，CNAS認證檢查要(yao)細致些。
六是(shi)創造(zao)一個良(liang)好的氣(qi)氛。為使(shi)審(shen)核(he)順利進(jin)行，內審(shen)員(yuan)應(ying)注(zhu)意(yi)創造(zao)一個良(liang)好的氣(qi)氛，使(shi)審(shen)核(he)成為仿(fang)佛(fo)是(shi)在進(jin)行工作研究，而不(bu)使(shi)對(dui)方(fang)總感到自己是(shi)處(chu)于(yu)受(shou)審(shen)地(di)位。為此，內審(shen)員(yuan)應(ying)平等(deng)(deng)、和氣(qi)待人(ren)，注(zhu)意(yi)聽人(ren)說(shuo)話，認真記(ji)筆記(ji)，不(bu)時點(dian)頭(tou)、注(zhu)視、附和等(deng)(deng)方(fang)式對(dui)受(shou)審(shen)方(fang)談話表(biao)示感興趣等(deng)(deng)等(deng)(deng)。凡是(shi)要請對(dui)方(fang)出(chu)示文件(jian)或找(zhao)一般工作人(ren)員(yuan)談話時，都(dou)應(ying)爭得對(dui)方(fang)領導的同意(yi)。如(ru)發(fa)現了不(bu)符合項(xiang)，要求受(shou)審(shen)方(fang)負責人(ren)認可(ke)時，要耐(nai)心說(shuo)明理由。如(ru)果(guo)對(dui)方(fang)態度粗暴，也不(bu)要與之(zhi)爭吵(chao)，但仍然(ran)要以(yi)事實(shi)為依據，耐(nai)心討論(lun)。若發(fa)現自己錯了，要馬(ma)上承認，并(bing)表(biao)示歉(qian)意(yi)，只有(you)這樣對(dui)待，才能(neng)使(shi)審(shen)核(he)順利進(jin)行。
七是注重內部(bu)(bu)團結(jie)(jie)。在評價某一(yi)具(ju)體(ti)的(de)(de)不(bu)符合項時，要恰如其分，留有余(yu)地。對缺陷(xian)的(de)(de)責任，應強(qiang)調(diao)考(kao)慮(lv)控制管(guan)理體(ti)系文(wen)件的(de)(de)原因，而不(bu)宜過(guo)分追究(jiu)個(ge)別部(bu)(bu)門(men)和個(ge)人的(de)(de)一(yi)時責任。在審(shen)核中不(bu)做有損(sun)其他(ta)部(bu)(bu)門(men)和個(ge)人的(de)(de)評述。這樣(yang)不(bu)但可創造一(yi)個(ge)和諧(xie)的(de)(de)氣氛，而且有利于實驗室(shi)內部(bu)(bu)的(de)(de)團結(jie)(jie)與建設(she)。
八是保證審核結果的有效性。CNAS認證(zheng)在設計檢查表時，要合理策劃樣本，保證樣本的代表性，從而保證審核結果的有效性。在策劃編制檢查表時，既要注意依據審核準則策劃查什么，也要注意根據不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。否則，到現場審核時由于工作緊張和時間有限，審核方法和樣本量策劃不周，容易導致審核不充分，影響審核結果的有效性。
