記(ji)(ji)(ji)錄是(shi)記(ji)(ji)(ji)載過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)狀(zhuang)態和(he)過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)結果(guo)的(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質量管(guan)理(li)(li)體(ti)(ti)系文(wen)件(jian)的(de)一個(ge)重要組成部(bu)分。所謂過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)狀(zhuang)態主要針對產(chan)品質量的(de)形(xing)成過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)和(he)體(ti)(ti)系的(de)運(yun)行過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)，而過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)(cheng)結果(guo)則(ze)是(shi)指體(ti)(ti)系運(yun)行效果(guo)和(he)產(chan)品滿足(zu)質量要求的(de)程(cheng)(cheng)(cheng)度。根據記(ji)(ji)(ji)錄的(de)上述特性，記(ji)(ji)(ji)錄在組織的(de)質量管(guan)理(li)(li)體(ti)(ti)系中(zhong)發揮著重要的(de)作(zuo)用。

記錄的設計和編制意義

記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。//magnumcos.com/

真(zhen)實準確(que)的記載(zai)質量信(xin)息，才能為有(you)效地運行(xing)組織(zhi)的質量管(guan)理(li)體系(xi)并實現持(chi)續改(gai)進提供可靠的依據，因此，在(zai)確(que)定(ding)記錄(lu)的格式和內(nei)容的同時，應考慮使用者填(tian)(tian)寫(xie)方便并保(bao)證能夠在(zai)現有(you)條件下準確(que)地獲取(qu)所需(xu)的質量信(xin)息。填(tian)(tian)寫(xie)記錄(lu)應實事求(qiu)是、嚴肅(su)認真(zhen)。

應(ying)盡量采用(yong)(yong)國(guo)際、國(guo)內(nei)或行(xing)(xing)業標(biao)準(zhun)，參考先進組(zu)織的(de)(de)(de)(de)成(cheng)功經驗以使(shi)(shi)記(ji)錄(lu)(lu)更(geng)加規(gui)范(fan)化和標(biao)準(zhun)化，在建立(li)質(zhi)量管理(li)體(ti)系過程中，應(ying)當(dang)對(dui)現行(xing)(xing)的(de)(de)(de)(de)進行(xing)(xing)清理(li)，廢立(li)多余的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，修(xiu)改不適用(yong)(yong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)，沿用(yong)(yong)有價值的(de)(de)(de)(de)并(bing)增補必需(xu)的(de)(de)(de)(de)，應(ying)使(shi)(shi)用(yong)(yong)適當(dang)的(de)(de)(de)(de)表(biao)格(ge)(ge)或圖表(biao)格(ge)(ge)式(shi)加以規(gui)定，按要(yao)求(qiu)統一編號，使(shi)(shi)各項活動(dong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)更(geng)加系統和協調，實現記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)標(biao)準(zhun)化管理(li)。對(dui)于同一種活動(dong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)格(ge)(ge)式(shi)應(ying)當(dang)是固定的(de)(de)(de)(de)，不能隨意變更(geng)，造(zao)成(cheng)混亂，即使(shi)(shi)需(xu)要(yao)修(xiu)改，也應(ying)規(gui)定一個統一的(de)(de)(de)(de)時間(jian)開始使(shi)(shi)用(yong)(yong)新表(biao)格(ge)(ge)。

記錄的填寫要求和注意事(shi)項

記錄用筆(bi)可以(yi)用鋼筆(bi)、圓珠筆(bi)或簽字(zi)筆(bi)，不(bu)應用紅筆(bi)，這些筆(bi)能(neng)夠確保記錄永不(bu)褪(tun)色。用筆(bi)一定要(yao)考(kao)慮其字(zi)跡的持久(jiu)性和可靠性。

記錄要保持現場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

記錄(lu)是作為闡(chan)明質量管理(li)體系所取得結果或提供體系所完成活動(dong)的(de)證(zheng)據的(de)文件而策劃設(she)置的(de)，即是證(zheng)據，首先(xian)要(yao)(yao)屬實(shi)，要(yao)(yao)做到屬實(shi)，就要(yao)(yao)將過程(cheng)做到位并運作事實(shi)記得正(zheng)確和清晰(xi)，語言(yan)和用字都要(yao)(yao)規范。不但使自己能看清楚(chu)，也能使別人都看清楚(chu)。

在填寫記錄出現筆誤(wu)后，不要在筆誤(wu)處(chu)亂寫亂畫(hua)，甚至涂成黑色或(huo)用(yong)(yong)修正(zheng)液加以掩蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)，是在筆誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據上(shang)，用(yong)(yong)原(yuan)使用(yong)(yong)的(de)筆墨(mo)畫(hua)一橫線，再在筆誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行間或(huo)下行間填上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值。

有些記錄在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)(de)情況下所有的(de)(de)欄(lan)(lan)目(mu)無(wu)內(nei)容(rong)可填。怎么處置呢？空白欄(lan)(lan)目(mu)不(bu)(bu)能不(bu)(bu)填，其填寫的(de)(de)方法是(shi)在(zai)空白的(de)(de)適中(zhong)位置畫一橫(heng)線，表示記錄者(zhe)已經關(guan)注到(dao)這一欄(lan)(lan)目(mu)，只是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可填，就(jiu)以一橫(heng)線代之，如果縱向(xiang)有幾(ji)行(xing)均無(wu)內(nei)容(rong)填寫，亦可用一斜線代之。

記錄中會包含各種類型的簽署，有作業后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。//magnumcos.com/

記錄的管理和控制

應具有唯一性(xing)標識，為了便(bian)于歸檔和檢索，記錄(lu)應具有分類號和流(liu)水號。標識的(de)(de)內容(rong)應包括：記錄(lu)表(biao)格(ge)所(suo)屬的(de)(de)質量管理文件的(de)(de)編號、版本號、表(biao)號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的(de)(de)記錄(lu)表(biao)格(ge)是無效的(de)(de)表(biao)格(ge)。

記(ji)錄(lu)(lu)應(ying)當按照檔案要(yao)求(qiu)立卷貯存(cun)(cun)(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)。記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)由(you)專(zhuan)人或(huo)專(zhuan)門的(de)(de)(de)(de)主(zhu)管(guan)(guan)部(bu)門負責，應(ying)建立必(bi)要(yao)的(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)制(zhi)度，保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)方式應(ying)便于檢索和(he)存(cun)(cun)(cun)取(qu)，保(bao)(bao)(bao)管(guan)(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適宜可靠，干(gan)燥、通風，并有必(bi)要(yao)的(de)(de)(de)(de)架、箱(xiang)，應(ying)做到防潮、防火、防蛀、防止(zhi)損壞、變質(zhi)和(he)丟失。關于保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期(qi)限(xian)問(wen)題(ti)，如果外(wai)部(bu)沒有要(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)，組織(zhi)可針對不同產品的(de)(de)(de)(de)特點和(he)法規(gui)要(yao)求(qiu)做出相(xiang)應(ying)規(gui)定，如果合同對記(ji)錄(lu)(lu)提出要(yao)求(qiu)，則(ze)按照顧客的(de)(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)確定保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期(qi)限(xian)。一般情況下(xia)，記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期(qi)限(xian)為(wei)2年，主(zhu)要(yao)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)應(ying)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)3年，重要(yao)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)應(ying)長期(qi)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)。

一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。//magnumcos.com/

超過(guo)規定保存期(qi)限的(de)(de)記錄(lu)，應統一(yi)進行處理(li)(li)，重要(yao)(yao)的(de)(de)含有保密內容的(de)(de)記錄(lu)須(xu)保留(liu)銷毀記錄(lu)。記錄(lu)必(bi)須(xu)如實(shi)記載產品質量的(de)(de)形成過(guo)程和(he)最終狀態，如實(shi)反(fan)映(ying)質量管(guan)理(li)(li)體系過(guo)程、過(guo)程和(he)活(huo)動的(de)(de)運行狀況和(he)結果，證實(shi)產品滿(man)足技術標準、合同、法規要(yao)(yao)求以及顧客的(de)(de)期(qi)望的(de)(de)程度(du)，反(fan)映(ying)組織的(de)(de)質量管(guan)理(li)(li)體系是(shi)否已得到(dao)有效(xiao)運行，產品、過(guo)程和(he)整個(ge)體系的(de)(de)運行是(shi)否達到(dao)了預期(qi)的(de)(de)要(yao)(yao)求。

質量記錄用于記載(zai)過程狀態和(he)過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾(jiu)正(zheng)和(he)預(yu)防措施提(ti)供依據，有利于產品(pin)標識和(he)可追溯性。

質量記錄填寫有以下事項需要注意