實驗室記錄文件的存檔管理
2018-08-02
作(zuo)者(zhe)：
瀏覽數(shu)：1612
記(ji)錄(lu)是(shi)闡明實驗室(shi)所取得的結果或者提供(gong)所完成某(mou)項活(huo)動的證(zheng)據文(wen)件，它是(shi)實驗室(shi)所從事(shi)的活(huo)動的再現(xian)性、可溯性以及見證(zheng)性的反映，尤其是(shi)對于實驗室(shi)審核(he)(he)，不(bu)論(lun)是(shi)內審還是(shi)外(wai)審，記(ji)錄(lu)查看是(shi)審核(he)(he)的一個重要手段(duan)之一，而且審核(he)(he)人(ren)員通過(guo)查閱實驗室(shi)的記(ji)錄(lu)文(wen)件，能夠很(hen)好(hao)地了(le)解實驗室(shi)的日常運作(zuo)情況。除(chu)了(le)滿足審核(he)(he)要求外(wai)，記(ji)錄(lu)也是(shi)反映實驗室(shi)質量管(guan)理、技術(shu)能力(li)的證(zheng)據之一，做好(hao)記(ji)錄(lu)文(wen)檔的管(guan)理，也便(bian)于實驗室(shi)對自身的宣傳(chuan)。
記(ji)錄管(guan)理(li)工作的意義(yi)
記錄(lu)(lu)(lu)(lu)是實(shi)驗(yan)室(shi)活(huo)動的(de)(de)(de)反(fan)映(ying)(ying)，而(er)記錄(lu)(lu)(lu)(lu)管理(li)(li)則是實(shi)驗(yan)室(shi)質量管理(li)(li)水(shui)平的(de)(de)(de)反(fan)映(ying)(ying)。如果實(shi)驗(yan)室(shi)記錄(lu)(lu)(lu)(lu)管理(li)(li)混亂(luan)，即(ji)使實(shi)驗(yan)室(shi)存在(zai)很好(hao)的(de)(de)(de)硬件設施(shi)和資源，沒有足夠的(de)(de)(de)數據(ju)記錄(lu)(lu)(lu)(lu)作(zuo)(zuo)為支撐、溯源，沒有良好(hao)的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)(lu)文檔(dang)的(de)(de)(de)管理(li)(li)，也會(hui)限制了其技術水(shui)平的(de)(de)(de)發展。由此可(ke)見，記錄(lu)(lu)(lu)(lu)管理(li)(li)對于(yu)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)(de)管理(li)(li)是多么的(de)(de)(de)重(zhong)要。那(nei)么如何做好(hao)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)(de)記錄(lu)(lu)(lu)(lu)管理(li)(li)呢?可(ke)以從記錄(lu)(lu)(lu)(lu)文件的(de)(de)(de)檢索、存取、存檔(dang)、維護以及清理(li)(li)等工作(zuo)(zuo)入手(shou)，以規(gui)范記錄(lu)(lu)(lu)(lu)管理(li)(li)工作(zuo)(zuo)。
記(ji)錄存檔的分類(lei)
根據(ju)(ju)(ju)文(wen)檔的載(zai)位類型不(bu)同，可(ke)以分為(wei)紙(zhi)質文(wen)檔類和電子(zi)文(wen)檔類。紙(zhi)質文(wen)檔具有(you)(you)原始性、不(bu)易(yi)(yi)(yi)修(xiu)改的優點，但(dan)易(yi)(yi)(yi)破損、占據(ju)(ju)(ju)空間(jian)較(jiao)大;而電子(zi)文(wen)檔比起紙(zhi)質文(wen)檔占據(ju)(ju)(ju)空間(jian)較(jiao)小、易(yi)(yi)(yi)保存，但(dan)記(ji)(ji)錄內(nei)容易(yi)(yi)(yi)修(xiu)改、文(wen)件易(yi)(yi)(yi)丟失(shi)。對于不(bu)同載(zai)體的文(wen)檔，實驗(yan)室應當根據(ju)(ju)(ju)其特點有(you)(you)針對性地區(qu)別管理，以達到(dao)盡可(ke)能全面地保存實驗(yan)室活動(dong)的重要記(ji)(ji)錄、資料以及規定保存期(qi)限內(nei)的所有(you)(you)技術記(ji)(ji)錄的目(mu)的。
記錄的檢索
實驗室文(wen)檔(dang)(dang)(dang)、記錄種類繁多，當(dang)實驗室需(xu)要(yao)對檢(jian)(jian)測過程進行記錄追溯，尤(you)其是對不符合(he)檢(jian)(jian)測工作情況(kuang)進行調(diao)查、追溯時，對于(yu)記錄的(de)快(kuai)速(su)、準(zhun)確查找則(ze)顯得十分重要(yao)。為了應(ying)對能夠快(kuai)速(su)、準(zhun)確查詢記錄、文(wen)檔(dang)(dang)(dang)的(de)需(xu)求，這要(yao)求文(wen)檔(dang)(dang)(dang)管理員建立良好的(de)實驗室文(wen)檔(dang)(dang)(dang)檢(jian)(jian)索體系，以便能夠在(zai)短時間內滿足資(zi)料翻(fan)閱(yue)、追溯的(de)要(yao)求，并根據文(wen)檔(dang)(dang)(dang)的(de)增減情況(kuang)進行維護。
1.檢索目錄的建(jian)立
檢索(suo)目錄(lu)(lu)的(de)建(jian)立(li)，是以(yi)方(fang)便文(wen)(wen)(wen)檔(dang)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)能夠清晰了解到實驗室資料(liao)保有類(lei)(lei)(lei)別(bie)的(de)基本情況，且有效地指引文(wen)(wen)(wen)檔(dang)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)使(shi)其(qi)能夠快速、準確地查(cha)找所需的(de)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)資料(liao)。因此，文(wen)(wen)(wen)檔(dang)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)可根據文(wen)(wen)(wen)檔(dang)類(lei)(lei)(lei)型的(de)分(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)，建(jian)立(li)主(zhu)檢索(suo)目錄(lu)(lu)，如質量記(ji)(ji)錄(lu)(lu)類(lei)(lei)(lei)、技(ji)術記(ji)(ji)錄(lu)(lu)類(lei)(lei)(lei)、體系文(wen)(wen)(wen)件類(lei)(lei)(lei)等;再(zai)(zai)對(dui)各類(lei)(lei)(lei)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)進行內容細(xi)分(fen)(fen)、歸類(lei)(lei)(lei)，根據細(xi)分(fen)(fen)情況設立(li)次檢索(suo)目錄(lu)(lu);然后再(zai)(zai)按時間順序再(zai)(zai)設立(li)下層檢索(suo)目錄(lu)(lu)，通(tong)過(guo)先關鍵詞再(zai)(zai)時間順序的(de)方(fang)式結合建(jian)立(li)檢索(suo)目錄(lu)(lu)體系，則有利于(yu)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)掌握文(wen)(wen)(wen)檔(dang)主(zhu)體情況。當然也要求(qiu)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)業務能力較強，能夠較專(zhuan)業地對(dui)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)進行分(fen)(fen)類(lei)(lei)(lei)。
2.檢索目錄的維護
隨(sui)著實驗(yan)室(shi)的發展以(yi)及(ji)數據(ju)的不(bu)斷(duan)積累，文檔的類別也有所更新，文檔管理員應(ying)當(dang)定期(qi)根據(ju)實際存檔情況，對檢索(suo)目錄進(jin)行(xing)維(wei)護(hu)，主要為時間順序方面進(jin)行(xing)維(wei)護(hu)，但當(dang)文檔類別有增減的情況下(xia)也應(ying)更新維(wei)護(hu)。
記錄(lu)的建檔(dang)、存取(qu)及維(wei)護(hu)
1.記錄的(de)建(jian)檔
實(shi)驗(yan)室常見的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)建(jian)檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)方(fang)式(shi)有(you):全檔(dang)(dang)建(jian)檔(dang)(dang)以(yi)及(ji)(ji)預建(jian)檔(dang)(dang)。全檔(dang)(dang)建(jian)檔(dang)(dang)是指當所(suo)有(you)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)收集完(wan)畢(bi)后再(zai)進行建(jian)檔(dang)(dang)，這(zhe)樣的(de)(de)(de)(de)建(jian)檔(dang)(dang)方(fang)式(shi)能(neng)夠(gou)確保檔(dang)(dang)案中(zhong)的(de)(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)完(wan)整性，但(dan)(dan)是建(jian)檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)及(ji)(ji)時(shi)性會(hui)(hui)有(you)所(suo)滯后，在(zai)(zai)建(jian)檔(dang)(dang)之前記(ji)錄(lu)(lu)文檔(dang)(dang)會(hui)(hui)顯得零散;預建(jian)檔(dang)(dang)是指在(zai)(zai)記(ji)錄(lu)(lu)未收集前提前建(jian)檔(dang)(dang)，當記(ji)錄(lu)(lu)形成時(shi)可以(yi)即時(shi)歸檔(dang)(dang)，該方(fang)式(shi)使得記(ji)錄(lu)(lu)在(zai)(zai)歸檔(dang)(dang)時(shi)能(neng)夠(gou)集中(zhong)，但(dan)(dan)要(yao)求(qiu)歸檔(dang)(dang)人(ren)員對實(shi)驗(yan)室情(qing)況較為熟悉，且業務能(neng)力要(yao)求(qiu)較高，需要(yao)對預建(jian)檔(dang)(dang)內容記(ji)錄(lu)(lu)做(zuo)到全程跟蹤才能(neng)保證記(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)(de)完(wan)整性。
2.記錄(lu)的(de)存取
實驗室應當(dang)建立良好的(de)(de)存取制(zhi)度，對(dui)于文(wen)檔(dang)交接做好規(gui)定(ding)，使得記(ji)錄產生方、文(wen)檔(dang)借閱方與文(wen)檔(dang)管理(li)員(yuan)(yuan)都能明確(que)責任與流程規(gui)定(ding)，以(yi)便執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)。同時各(ge)方也(ye)應當(dang)規(gui)范執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)，記(ji)錄產生方應當(dang)在(zai)規(gui)定(ding)的(de)(de)時限內(nei)將所產生的(de)(de)記(ji)錄交到文(wen)檔(dang)管理(li)員(yuan)(yuan)歸檔(dang);文(wen)檔(dang)借閱方在(zai)借閱文(wen)檔(dang)后(hou)按(an)時歸還;文(wen)檔(dang)管理(li)員(yuan)(yuan)應當(dang)做好登(deng)記(ji)工作(zuo)，定(ding)期檢查(cha)是否有缺漏文(wen)件(jian)，對(dui)于未能及時歸還的(de)(de)文(wen)檔(dang)必須做好提(ti)醒催(cui)收工作(zuo)。
3.記錄的維護
實驗(yan)室(shi)應(ying)當(dang)(dang)(dang)設立(li)良好的(de)文(wen)(wen)檔儲存設施，使得文(wen)(wen)檔得到保(bao)護(hu)，避免因文(wen)(wen)檔損毀而影響(xiang)查閱。對(dui)于紙質(zhi)文(wen)(wen)檔，應(ying)當(dang)(dang)(dang)做好防(fang)(fang)(fang)潮、防(fang)(fang)(fang)火、防(fang)(fang)(fang)蟲(chong)、防(fang)(fang)(fang)盜(dao)等(deng)防(fang)(fang)(fang)護(hu)工作;對(dui)于電子(zi)(zi)文(wen)(wen)檔，應(ying)當(dang)(dang)(dang)做好防(fang)(fang)(fang)磁、防(fang)(fang)(fang)盜(dao)、防(fang)(fang)(fang)黑客(ke)等(deng)工作，定期檢查電子(zi)(zi)文(wen)(wen)檔載體使用的(de)有效性以(yi)及(ji)電子(zi)(zi)記錄傳輸、保(bao)存的(de)完整(zheng)性。建議實驗(yan)室(shi)設立(li)專門位(wei)置(zhi)(zhi)(zhi)放置(zhi)(zhi)(zhi)實驗(yan)室(shi)文(wen)(wen)檔資料，對(dui)于文(wen)(wen)檔資料放置(zhi)(zhi)(zhi)區域建立(li)嚴格(ge)的(de)控(kong)制規程，文(wen)(wen)檔管(guan)理員在(zai)質(zhi)量(liang)負責人(ren)的(de)指導及(ji)授(shou)權(quan)下專人(ren)專管(guan)。
記錄(lu)的(de)清(qing)理
實(shi)(shi)(shi)驗(yan)室(shi)每日均有(you)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)產生，且隨著時(shi)間的(de)進(jin)展記(ji)(ji)錄(lu)(lu)文(wen)檔也(ye)不斷增加，但不論(lun)為紙質文(wen)檔還是(shi)電子(zi)文(wen)檔，其儲(chu)存空(kong)間畢竟有(you)限，因(yin)此實(shi)(shi)(shi)驗(yan)室(shi)應(ying)當(dang)(dang)定期清理(li)(li)過期的(de)、失去繼(ji)續保(bao)(bao)存意義的(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)，清理(li)(li)出有(you)效的(de)空(kong)間以(yi)確保(bao)(bao)日后記(ji)(ji)錄(lu)(lu)文(wen)檔的(de)存檔需要(yao)(yao)。實(shi)(shi)(shi)驗(yan)室(shi)應(ying)當(dang)(dang)建(jian)立文(wen)檔清理(li)(li)制(zhi)度，根據準則要(yao)(yao)求(qiu)以(yi)及(ji)自身記(ji)(ji)錄(lu)(lu)保(bao)(bao)存需要(yao)(yao)，設定記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)保(bao)(bao)存期限。實(shi)(shi)(shi)驗(yan)室(shi)也(ye)應(ying)當(dang)(dang)對記(ji)(ji)錄(lu)(lu)進(jin)行識別(bie)，識別(bie)出可清理(li)(li)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)以(yi)及(ji)需保(bao)(bao)存記(ji)(ji)錄(lu)(lu)，待清理(li)(li)銷(xiao)毀(hui)之記(ji)(ji)錄(lu)(lu)在銷(xiao)毀(hui)前(qian)應(ying)當(dang)(dang)做(zuo)好(hao)登記(ji)(ji)，并得到管理(li)(li)人員的(de)審批(pi)下才能進(jin)行清理(li)(li)、銷(xiao)毀(hui)。
