實驗室記錄一般分為質量記錄和技術記錄兩大類。

1.質量記錄：指實驗室管理體系活動中所產生(sheng)的記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)。包括但不限于管理評(ping)(ping)審(shen)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、內部審(shen)核記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、合(he)(he)同評(ping)(ping)審(shen)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、合(he)(he)格供應商(shang)評(ping)(ping)價記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、投訴和申訴記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、糾正措施(shi)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、預(yu)防措施(shi)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、人(ren)員培(pei)訓(xun)考核記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、質量監督(du)員監督(du)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、文件(jian)發(fa)放記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)、文件(jian)修改(gai)記(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)及會議(yi)簽到(dao)。

2.技術記錄:進行檢(jian)測所(suo)得的數據和信息的積累。它們表明檢(jian)測是(shi)否達到了規(gui)定(ding)(ding)的質量或規(gui)定(ding)(ding)的過(guo)程(cheng)參數。可包(bao)括表格、合同、核查(cha)表、工作(zuo)筆記、內外部檢(jian)測報告(gao)及客戶信函(han)等。

記錄(lu)一般以表(biao)格(ge)形式(shi)出(chu)現,此(ci)外也(ye)有文字(zi)形式(shi),必要時還(huan)有實物樣(yang)品、照片(pian)、錄(lu)音、錄(lu)像和磁(ci)盤等(deng),可貯存于(yu)任(ren)何形式(shi)的載(zai)體上(shang),或以上(shang)載(zai)體的組合。記錄(lu)的承載(zai)媒(mei)體可以包括紙張、磁(ci)媒(mei)體、電子媒(mei)體、光盤、照片(pian)及樣(yang)品等(deng)。

總體要求

根據質量手冊和程序(xu)文件以及(ji)可(ke)追溯(su)性要求,對(dui)管理(li)體系(xi)中所需要的(de)(de)記錄進行規(gui)劃,同(tong)時,對(dui)表(biao)格的(de)(de)標記、編目、格式、表(biao)名(ming)內容、審批程序(xu)以及(ji)記錄要求做出統一(yi)規(gui)定。在編制程序(xu)文件的(de)(de)同(tong)時,分別制定與各(ge)程序(xu)相適應的(de)(de)記錄表(biao)格,必要時可(ke)將(jiang)表(biao)格附在程序(xu)文件后面。

記錄(lu)的充分性與(yu)有效性

記(ji)錄應當盡可能(neng)全面反映產品(pin)形成過程和結(jie)果以及質量(liang)(liang)管理體系的(de)運(yun)行狀態和效果,為質量(liang)(liang)管理和質量(liang)(liang)保證工(gong)作提(ti)供(gong)必(bi)要的(de)信息(xi)。但并不(bu)意(yi)味著記(ji)錄越多越好,原則是(shi)“做有痕、追(zhui)有蹤(zong)、查有據”,體現客觀(guan)、規范、準確、及時的(de)精(jing)神(shen)。

記錄的標(biao)準化

記(ji)錄(lu)的方式(shi)、格式(shi)、載體(ti)、用(yong)筆、裝(zhuang)訂、字體(ti)等均應(ying)標準(zhun)化、規范化、文件化。格式(shi)統一,便于填制,也便于統計和(he)分析,同時也為進一步(bu)使用(yong)計算(suan)機進行(xing)信(xin)息管理打下(xia)基礎。記(ji)錄(lu)的填寫必須(xu)規范、正(zheng)確、清楚,以滿(man)足(zu)證實(shi)與質(zhi)量改進的需要。

記錄(lu)的(de)實用(yong)性(xing)

在(zai)(zai)確(que)定每一記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)內(nei)容時(shi),應考(kao)慮記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)實用性(xing),歸檔和(he)保(bao)存要(yao)符合規定要(yao)求,保(bao)證記(ji)錄(lu)(lu)(lu)檢索方(fang)便(bian),信息(xi)共享(xiang)。不能(neng)為質量管理(li)和(he)質量保(bao)證提供證據(ju)的(de)信息(xi),不應體現在(zai)(zai)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)中。記(ji)錄(lu)(lu)(lu)格式(shi)設計既要(yao)包括充分的(de)信息(xi)內(nei)容,也(ye)要(yao)盡量減少(shao)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)人員(yuan)的(de)書寫(xie)工(gong)作量。

記錄的(de)真實(shi)性(xing)和準(zhun)確性(xing)

只(zhi)有記(ji)錄(lu)真實準確(que)地記(ji)載信息,才能為開(kai)展質(zhi)量(liang)管理和(he)質(zhi)量(liang)保(bao)證提(ti)供科(ke)學(xue)的依(yi)據。記(ji)錄(lu)的失(shi)(shi)真、失(shi)(shi)實、模糊不清都將失(shi)(shi)去(qu)使用價值(zhi),甚至會造成(cheng)產品質(zhi)量(liang)失(shi)(shi)控和(he)領(ling)導決策的失(shi)(shi)誤。為此(ci),在(zai)確(que)定記(ji)錄(lu)的格式和(he)內容時(shi)易于貯存、查閱(yue)、分析和(he)控制,應對記(ji)錄(lu)的標識(shi)做(zuo)出明確(que)規定,必(bi)要時(shi),制定記(ji)錄(lu)的管理程(cheng)序。

名稱(cheng)、編號(hao)、記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)時間、記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)地點、記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)人員(yuan)的(de)(de)簽(qian)名。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)項(xiang)目按(an)先后順序排列,一般包括項(xiang)目名稱(cheng)、實(shi)際(ji)數據或(huo)(huo)活動(dong)紀實(shi)等。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)人員(yuan)的(de)(de)評(ping)論(lun)或(huo)(huo)評(ping)價、記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)人員(yuan)的(de)(de)判定依(yi)據、其他需記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)事(shi)項(xiang)。檢(jian)驗(yan)原始記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)要根據產品標(biao)準(zhun)中(zhong)(zhong)檢(jian)驗(yan)方法(fa)、方法(fa)標(biao)準(zhun)或(huo)(huo)作業指(zhi)導(dao)書(shu)的(de)(de)要求,逐項(xiang)設計(ji)檢(jian)測原始記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)表格,內容(rong)設計(ji)應包括標(biao)準(zhun)或(huo)(huo)作業指(zhi)導(dao)書(shu)中(zhong)(zhong)規定應記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)所有信息。

格式(shi)設計

記(ji)錄(lu)無固(gu)定(ding)格式(shi)(shi),很(hen)難給出一個統一的(de)(de)(de)模式(shi)(shi),根據需(xu)要(yao)設(she)定(ding)。在(zai)符合(he)(he)要(yao)求的(de)(de)(de)基礎上,結合(he)(he)自身需(xu)要(yao)來確定(ding)記(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)格式(shi)(shi)與內容,記(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)數量也會因機構性質和規模的(de)(de)(de)不(bu)同(tong)而存(cun)在(zai)差(cha)異(yi),不(bu)可盲目照搬(ban)別(bie)人(ren)的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)格式(shi)(shi)。在(zai)日常工作中所用(yong)的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)可采用(yong)加注編號的(de)(de)(de)方式(shi)(shi)予以標識,不(bu)需(xu)要(yao)加蓋(gai)受控章。

審核批準

匯總所有(you)記錄(lu)表格組織有(you)關部門、人員進行審核。審核的(de)(de)重(zhong)點是(shi)從管理體(ti)系整(zheng)體(ti)性(xing)(xing)出發,在(zai)各表格間(jian)的(de)(de)內在(zai)聯(lian)系和協調性(xing)(xing)、表式的(de)(de)統一(yi)性(xing)(xing)和內容的(de)(de)完整(zheng)性(xing)(xing)。審核并做相(xiang)應的(de)(de)修改后,報主管領導批準。

匯編(bian)成冊

將所(suo)有表(biao)樣統一編號受控,匯編成冊發布執行(xing)。必要(yao)時(shi),對某(mou)些較為復雜的記錄表(biao)格(ge)要(yao)規定填寫要(yao)求或說明。

格式(shi)更改

實(shi)(shi)驗室有關人員對記錄格式有修改(gai)(gai)建(jian)議時(shi)應書(shu)面提出,采納后由(you)原起草(cao)部門(men)統一更(geng)改(gai)(gai),經原審(shen)批(pi)(pi)人審(shen)核(he)(he)、批(pi)(pi)準。原審(shen)核(he)(he)、批(pi)(pi)準人調離崗位時(shi),由(you)接替(ti)其(qi)工作的(de)人員審(shen)核(he)(he)、批(pi)(pi)準。文件(jian)(jian)更(geng)改(gai)(gai)應發出文件(jian)(jian)更(geng)改(gai)(gai)通(tong)知單。文件(jian)(jian)更(geng)改(gai)(gai)通(tong)知單應載明更(geng)改(gai)(gai)通(tong)知單號、更(geng)改(gai)(gai)文件(jian)(jian)的(de)名稱、更(geng)改(gai)(gai)內(nei)容、更(geng)改(gai)(gai)實(shi)(shi)施日期,更(geng)改(gai)(gai)人、審(shen)核(he)(he)人和批(pi)(pi)準人簽字。

在ISO等(deng)國(guo)際組織1993年聯合(he)頒布《測量(liang)不確定(ding)(ding)度(du)表示指(zhi)南（GUM）》以前，我國(guo)計量(liang)系(xi)(xi)統在計量(liang)檢定(ding)(ding)規程和檢定(ding)(ding)系(xi)(xi)統表制定(ding)(ding)、計量(liang)基標準建立、標準物質(zhi)定(ding)(ding)值(zhi)、計量(liang)標準考核(he)等(deng)工(gong)作中廣泛應用的是測量(liang)誤差理(li)論。GUM的頒布為全(quan)球測量(liang)不確定(ding)(ding)度(du)評定(ding)(ding)與表示提(ti)出(chu)了(le)通(tong)用方法(fa)，后來又(you)推出(chu)包括(kuo)蒙特(te)卡洛法(fa)（MCM）等(deng)補(bu)充(chong)性(xing)文件。