檢測實驗室認可采購管理的那些事
2018-10-09
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檢測實(shi)驗室的服務(wu)和供應品(pin)的采購(gou)直接(jie)影響檢驗結(jie)果的準確性，實(shi)驗室應當對外購(gou)物品(pin)和相(xiang)關服務(wu)進行有效地控制和管理，以保證檢驗結(jie)果的質量。
在當前嚴峻的(de)(de)經濟環境下，質檢(jian)機構的(de)(de)發展(zhan)在新(xin)形勢、新(xin)要求、新(xin)壓力、新(xin)考驗面前如何做到有新(xin)的(de)(de)突破、新(xin)跨越，是值得(de)我(wo)們思考的(de)(de)問題。由于處(chu)在質檢(jian)機構檢(jian)驗工(gong)作的(de)(de)前沿，筆者想談談對檢(jian)測機構采購管理的(de)(de)一些看法(fa)。
采購(gou)管理的重(zhong)要性
在檢(jian)(jian)(jian)(jian)測(ce)工作(zuo)(zuo)嚴峻(jun)的(de)(de)形勢下，檢(jian)(jian)(jian)(jian)測(ce)機構(gou)要(yao)立(li)(li)于(yu)不敗之地，必須依托(tuo)現代(dai)化的(de)(de)管理(li)思想和手(shou)段，對資源進行有(you)效(xiao)的(de)(de)整(zheng)合，控制好每(mei)一(yi)(yi)個(ge)檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)(yan)環(huan)節，保(bao)證(zheng)檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)(yan)工作(zuo)(zuo)順利有(you)序(xu)地開展，從而保(bao)證(zheng)檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)(yan)數據的(de)(de)準(zhun)確有(you)效(xiao)。采(cai)購(gou)(gou)管理(li)作(zuo)(zuo)為檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)(yan)工作(zuo)(zuo)的(de)(de)一(yi)(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)環(huan)節，直接影響著檢(jian)(jian)(jian)(jian)測(ce)結果的(de)(de)準(zhun)確性，因此，切(qie)實做好采(cai)購(gou)(gou)管理(li)顯得尤為重(zhong)要(yao)。采(cai)購(gou)(gou)管理(li)不是(shi)(shi)簡單的(de)(de)資料的(de)(de)收集、物品(pin)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)、供方的(de)(de)選(xuan)擇(ze)，而是(shi)(shi)一(yi)(yi)個(ge)有(you)效(xiao)的(de)(de)管理(li)過(guo)程，要(yao)有(you)相應的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)管理(li)規程。實驗(yan)(yan)室資質認(ren)定評審準(zhun)則4.5條(tiao)款(kuan)也明確指明了采(cai)購(gou)(gou)管理(li)的(de)(de)重(zhong)要(yao)性，檢(jian)(jian)(jian)(jian)測(ce)實驗(yan)(yan)室應建立(li)(li)并(bing)保(bao)持對檢(jian)(jian)(jian)(jian)測(ce)或(huo)校準(zhun)質量(liang)(liang)有(you)影響的(de)(de)服務相供應品(pin)的(de)(de)選(xuan)擇(ze)、購(gou)(gou)買(mai)、驗(yan)(yan)收和儲存(cun)等的(de)(de)程序(xu)，以確保(bao)服務和供應品(pin)的(de)(de)質量(liang)(liang)。
在(zai)當今市場(chang)競爭(zheng)中(zhong)，形(xing)(xing)成競爭(zheng)優勢和(he)(he)核心競爭(zheng)力的(de)(de)已不再是那些(xie)有(you)(you)(you)形(xing)(xing)的(de)(de)儀器(qi)設備、實(shi)驗室、資(zi)本(ben)等資(zi)源，而是管(guan)理(li)、人才、技術、市場(chang)、品(pin)牌形(xing)(xing)象等無(wu)形(xing)(xing)資(zi)源，如何做好這些(xie)無(wu)形(xing)(xing)資(zi)源的(de)(de)管(guan)理(li)和(he)(he)應(ying)(ying)(ying)(ying)用(yong)非常的(de)(de)重要。合理(li)有(you)(you)(you)效(xiao)(xiao)地(di)采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)能(neng)夠通過維持(chi)基本(ben)的(de)(de)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商數量，來獲得(de)較低(di)的(de)(de)價格和(he)(he)更好的(de)(de)服務，減少采(cai)購(gou)(gou)時對供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商選(xuan)擇的(de)(de)額外(wai)(wai)成本(ben)，并能(neng)及時有(you)(you)(you)效(xiao)(xiao)地(di)供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)相應(ying)(ying)(ying)(ying)的(de)(de)物品(pin)和(he)(he)服務，滿足需方的(de)(de)應(ying)(ying)(ying)(ying)急、突發(fa)、意外(wai)(wai)等情況下的(de)(de)工作(zuo)需要。此外(wai)(wai)，通過對供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)商進(jin)行積極有(you)(you)(you)效(xiao)(xiao)的(de)(de)動態評價和(he)(he)管(guan)理(li)，能(neng)夠及時地(di)了解(jie)供(gong)(gong)方的(de)(de)物品(pin)和(he)(he)服務的(de)(de)質量狀況，合理(li)選(xuan)購(gou)(gou)所需供(gong)(gong)應(ying)(ying)(ying)(ying)品(pin)，確(que)保有(you)(you)(you)相應(ying)(ying)(ying)(ying)的(de)(de)售后服務保障，從而保證檢測過程(cheng)質量受控，同時可以實(shi)現(xian)檢驗工作(zuo)效(xiao)(xiao)率和(he)(he)效(xiao)(xiao)益(yi)的(de)(de)最大化。
采購管理的現狀(zhuang)
1.缺(que)乏完善詳(xiang)細(xi)的采購計劃
采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計(ji)劃(hua)(hua)是采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)管理的一個首要環節。基(ji)層檢測(ce)實驗室普遍存(cun)在無采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計(ji)劃(hua)(hua)、采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計(ji)劃(hua)(hua)流于(yu)形式、口(kou)頭采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)等問題，且采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計(ji)劃(hua)(hua)往(wang)往(wang)不能有效(xiao)地反映(ying)整年度的采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)所(suo)需，采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)人員對采(cai)(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)重要性的認(ren)識缺失。有些基(ji)層檢測(ce)機構往(wang)往(wang)是現(xian)需現(xian)買，無計(ji)劃(hua)(hua)性可言。
2.采購過程中缺乏有效的信息溝通
省市(shi)級的檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)機構會有相(xiang)應(ying)(ying)的采(cai)(cai)購(gou)部門，對(dui)于基層實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)，辦公室(shi)(shi)一般負(fu)責(ze)其(qi)檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)所(suo)需供應(ying)(ying)品和(he)服務的具(ju)(ju)(ju)體(ti)采(cai)(cai)購(gou)工作。由(you)(you)于檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)采(cai)(cai)購(gou)物(wu)品主要是儀器設備、化學試(shi)劑、實(shi)驗(yan)(yan)器材等(deng)，具(ju)(ju)(ju)有很(hen)強的專業性(xing)和(he)技術(shu)(shu)性(xing)，采(cai)(cai)購(gou)人員(yuan)需要與質(zhi)(zhi)量負(fu)責(ze)人、技術(shu)(shu)負(fu)責(ze)人進行(xing)有效的溝通(tong)，明確供應(ying)(ying)品具(ju)(ju)(ju)體(ti)的質(zhi)(zhi)量要求以滿足檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)(yan)所(suo)需。而實(shi)際工作中存在采(cai)(cai)購(gou)人員(yuan)為非專業人員(yuan)，存在認識真空區，容易對(dui)供應(ying)(ying)品的相(xiang)關(guan)信息理(li)解失誤(wu)或(huo)者誤(wu)解，通(tong)常會出現采(cai)(cai)非所(suo)用、采(cai)(cai)購(gou)物(wu)品存在質(zhi)(zhi)量缺陷、采(cai)(cai)購(gou)不暢等(deng)問題(ti)，造成(cheng)資(zi)金浪費和(he)工作延遲(chi)。此外，檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)的基礎建設具(ju)(ju)(ju)有很(hen)強的技術(shu)(shu)性(xing)和(he)專業性(xing)，由(you)(you)于資(zi)金和(he)其(qi)他方面的原因，某些基層檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)機構存在非標(biao)準化建設和(he)購(gou)買情況，雖基本(ben)可以開展(zhan)檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)工作，但實(shi)質(zhi)(zhi)上不能滿足標(biao)準檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)的基本(ben)要求，對(dui)檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)(shi)的長遠發展(zhan)造成(cheng)一定的影(ying)響。
3.缺少(shao)對(dui)供應商的管理
采購(gou)(gou)相(xiang)關人缺(que)乏對供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)的(de)(de)(de)選擇和評(ping)定(ding)過程，或(huo)者(zhe)形(xing)(xing)式簡(jian)單，往往根據以往的(de)(de)(de)合作(zuo)(zuo)經驗，定(ding)點(dian)購(gou)(gou)買(mai)，對供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)的(de)(de)(de)具體資(zi)質(zhi)(zhi)和基(ji)本(ben)情況未(wei)進(jin)(jin)(jin)行(xing)(xing)深入細致的(de)(de)(de)了解(jie)和調(diao)查。特別(bie)是大(da)(da)型(xing)儀器設(she)備(bei)，資(zi)金(jin)量大(da)(da)，需要(yao)(yao)認真地(di)選定(ding)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)，通(tong)過調(diao)查研究或(huo)者(zhe)實地(di)考察(cha)，請教相(xiang)關的(de)(de)(de)專業技術人員評(ping)定(ding)，最終選定(ding)最滿(man)足檢(jian)驗要(yao)(yao)求的(de)(de)(de)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)。對供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)的(de)(de)(de)相(xiang)關資(zi)質(zhi)(zhi)資(zi)料要(yao)(yao)進(jin)(jin)(jin)行(xing)(xing)存(cun)(cun)檔(dang)，特別(bie)是儀器設(she)備(bei)供(gong)應(ying)(ying)方(fang)要(yao)(yao)查閱其(qi)計(ji)(ji)量認證證書，確保儀器設(she)備(bei)質(zhi)(zhi)量。采購(gou)(gou)人員只是簡(jian)單地(di)了解(jie)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)相(xiang)關產品(pin)資(zi)料即(ji)下達采購(gou)(gou)計(ji)(ji)劃(hua)，或(huo)者(zhe)同行(xing)(xing)業推薦購(gou)(gou)買(mai)，未(wei)對供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)作(zuo)(zuo)詳(xiang)細的(de)(de)(de)調(diao)查研究報告。采購(gou)(gou)形(xing)(xing)式多為詢(xun)價(jia)采購(gou)(gou)，缺(que)乏有(you)效(xiao)的(de)(de)(de)供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)選擇和評(ping)定(ding)過程，比價(jia)流于形(xing)(xing)式，存(cun)(cun)在盲區。此外，后期對供(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)(shang)(shang)未(wei)進(jin)(jin)(jin)行(xing)(xing)有(you)效(xiao)地(di)跟蹤評(ping)價(jia)和管理，缺(que)少合格供(gong)應(ying)(ying)方(fang)基(ji)本(ben)檔(dang)案(an)，不能(neng)及時有(you)效(xiao)地(di)對供(gong)應(ying)(ying)品(pin)的(de)(de)(de)質(zhi)(zhi)量進(jin)(jin)(jin)行(xing)(xing)動態監控(kong)。
4.缺(que)少(shao)有效的驗(yan)收記(ji)錄和后(hou)期跟蹤
采(cai)購物品往(wang)往(wang)只是(shi)簡單的(de)清點數(shu)量和查看(kan)包裝是(shi)否完(wan)好，缺(que)乏詳細的(de)驗收記(ji)錄，缺(que)少采(cai)購物品具體的(de)購置日期、價(jia)格、生(sheng)產商(shang)、發票、廠家聯系(xi)方式、主配件、售后服務等采(cai)購信(xin)息，不(bu)利于供應品的(de)日常(chang)管理和后期維護。
5.采購工作缺少監督制(zhi)衡機制(zhi)
實(shi)驗(yan)室物資(zi)采(cai)(cai)購(gou)往(wang)往(wang)掌握在(zai)一(yi)個部(bu)門(men)或者(zhe)幾個人甚至一(yi)個人的手里，由一(yi)人制定采(cai)(cai)購(gou)計(ji)劃，又一(yi)人去采(cai)(cai)購(gou)物資(zi)，缺乏有力的監督(du)和制約機制。在(zai)采(cai)(cai)購(gou)行為中，與供應(ying)商(shang)(shang)(shang)建立良好(hao)的個人關系固然重要，長此以(yi)往(wang)，就(jiu)會(hui)產生(sheng)對某些特(te)定供應(ying)商(shang)(shang)(shang)的依賴，不利(li)于尋找新的更好(hao)的供應(ying)商(shang)(shang)(shang)，在(zai)采(cai)(cai)購(gou)工作(zuo)中還會(hui)出現(xian)不正之風，影響正常(chang)的物資(zi)采(cai)(cai)購(gou)工作(zuo)。
改進(jin)措(cuo)施
檢測實驗(yan)室的采購(gou)管(guan)理，主要是(shi)采購(gou)計劃管(guan)理、供應商管(guan)理、供應品驗(yan)收(shou)管(guan)理三個方面，它們是(shi)科學(xue)管(guan)理的主要出發點，也是(shi)實現科學(xue)管(guan)理的關鍵。
1.采購計劃的管理
檢測實(shi)驗室(shi)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)管理很重要的(de)(de)一個(ge)環節是采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃(hua)，基(ji)(ji)層往往缺乏(fa)詳(xiang)細(xi)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃(hua)，大(da)多數流于口頭傳(chuan)達(da)相(xiang)關負(fu)責人(ren)或者詢價采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)。采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申(shen)請(qing)書是采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)(de)第(di)一個(ge)環節，實(shi)驗室(shi)技(ji)術(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)要及(ji)(ji)(ji)(ji)時(shi)有效地掌握(wo)本(ben)實(shi)驗室(shi)的(de)(de)基(ji)(ji)本(ben)供(gong)應品(pin)和(he)(he)(he)服(fu)務需求(qiu)情況(kuang)，做好日常工(gong)作(zuo)及(ji)(ji)(ji)(ji)突發(fa)和(he)(he)(he)應急情況(kuang)下(xia)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)需求(qiu)信息的(de)(de)匯總，在保證滿足(zu)工(gong)作(zuo)所需的(de)(de)前提下(xia)，對全年的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)量進行預(yu)測，制定(ding)出詳(xiang)實(shi)有效合(he)理的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申(shen)請(qing)，以書面(mian)報告形式上(shang)報質(zhi)(zhi)量負(fu)責人(ren)審(shen)閱，并(bing)(bing)且及(ji)(ji)(ji)(ji)時(shi)反(fan)饋(kui)給(gei)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)部(bu)門。采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)人(ren)員(yuan)(yuan)根據技(ji)術(shu)(shu)人(ren)員(yuan)(yuan)提供(gong)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申(shen)請(qing)編制詳(xiang)細(xi)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃(hua)，有條(tiao)不紊地分(fen)階段開展(zhan)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)工(gong)作(zuo)，每次采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)要編制詳(xiang)細(xi)的(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申(shen)請(qing)書，要有采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)物(wu)品(pin)的(de)(de)名稱、型號、質(zhi)(zhi)量要求(qiu)等信息，涉及(ji)(ji)(ji)(ji)技(ji)術(shu)(shu)性問題的(de)(de)要及(ji)(ji)(ji)(ji)時(shi)與(yu)技(ji)術(shu)(shu)和(he)(he)(he)質(zhi)(zhi)量負(fu)責人(ren)進行溝通和(he)(he)(he)確(que)(que)認，確(que)(que)保購(gou)(gou)(gou)(gou)置物(wu)品(pin)的(de)(de)質(zhi)(zhi)量滿足(zu)要求(qiu)，最后報請(qing)主管審(shen)批后，開始(shi)購(gou)(gou)(gou)(gou)置，并(bing)(bing)保存相(xiang)關采(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)資料。
2.供應商的管理
檢(jian)(jian)測機構應(ying)該建(jian)立健全服務和(he)(he)供(gong)(gong)應(ying)品(pin)(pin)(pin)管理程序，對(dui)影(ying)響(xiang)檢(jian)(jian)驗結果的因(yin)素進(jin)行分析，對(dui)分布在抽樣(yang)、樣(yang)品(pin)(pin)(pin)流(liu)轉及處置、檢(jian)(jian)測檢(jian)(jian)驗設(she)備、人(ren)員、方法、設(she)施和(he)(he)環境，使用的消耗材料(liao)(liao)和(he)(he)試劑等(deng)諸多方面的影(ying)響(xiang)因(yin)素進(jin)行控制，尤其需要獲(huo)取供(gong)(gong)應(ying)影(ying)響(xiang)檢(jian)(jian)驗結果的標準物質、試劑盒消耗材料(liao)(liao)等(deng)供(gong)(gong)應(ying)品(pin)(pin)(pin)的供(gong)(gong)應(ying)商(shang)的資(zi)質證明和(he)(he)經營范圍(能力)材料(liao)(liao)，至(zhi)少包括法人(ren)資(zi)格(ge)(ge)、營業(ye)執照副本、批準生產經營范圍、質量保證等(deng)材料(liao)(liao)，對(dui)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)進(jin)行合(he)格(ge)(ge)評價，列出合(he)格(ge)(ge)供(gong)(gong)應(ying)商(shang)名錄(lu)，并對(dui)影(ying)響(xiang)檢(jian)(jian)驗結果的標準物質、試劑和(he)(he)消耗材料(liao)(liao)等(deng)供(gong)(gong)應(ying)品(pin)(pin)(pin)進(jin)行采(cai)購、技(ji)術驗收、有效性核查、安全保管、保留相關記(ji)錄(lu)。
供(gong)應(ying)商的(de)(de)(de)(de)選擇(ze)和(he)評定直接關(guan)系檢測工作的(de)(de)(de)(de)質量，所以必須對(dui)(dui)其(qi)經過嚴格(ge)的(de)(de)(de)(de)資質評定。質量負(fu)責(ze)人、技術負(fu)責(ze)人負(fu)責(ze)核實(shi)供(gong)應(ying)商的(de)(de)(de)(de)基(ji)本信息，對(dui)(dui)其(qi)資質的(de)(de)(de)(de)有效性、經營范圍等方面進(jin)行詳(xiang)細(xi)的(de)(de)(de)(de)評定，多方調查(cha)和(he)核查(cha)，評定合格(ge)供(gong)方名(ming)單，并要對(dui)(dui)其(qi)進(jin)行動態評價和(he)管理。建立供(gong)方基(ji)本檔(dang)案，有效地進(jin)行管理。每次(ci)供(gong)應(ying)活動有相應(ying)的(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)和(he)評價，及時有效地記(ji)(ji)錄(lu)和(he)反饋(kui)信息。對(dui)(dui)出(chu)現的(de)(de)(de)(de)質量問題進(jin)行控制和(he)解決。
3.供應品的驗收管(guan)理
采購的(de)(de)(de)(de)物品(pin)(pin)或設備(bei)要有詳細(xi)的(de)(de)(de)(de)驗(yan)(yan)(yan)收記錄，并可查詢，一方面(mian)清點物品(pin)(pin)是否滿(man)足(zu)實驗(yan)(yan)(yan)所(suo)需(xu)，更(geng)重要的(de)(de)(de)(de)是檢驗(yan)(yan)(yan)供(gong)應(ying)品(pin)(pin)的(de)(de)(de)(de)質量，對供(gong)應(ying)品(pin)(pin)的(de)(de)(de)(de)有效性進行核(he)查，保證直接影響檢驗(yan)(yan)(yan)結(jie)果(guo)的(de)(de)(de)(de)供(gong)應(ying)品(pin)(pin)的(de)(de)(de)(de)質量。對于儀器(qi)設備(bei)要建立詳細(xi)的(de)(de)(de)(de)設備(bei)購置(zhi)和驗(yan)(yan)(yan)收記錄，包括具體的(de)(de)(de)(de)購置(zhi)時間(jian)、型號、價值、安裝調試狀(zhuang)況(kuang)等，便于后(hou)期開展工作，確保每一項物品(pin)(pin)都有據可查。驗(yan)(yan)(yan)收報告要及時反(fan)饋技術(shu)負責人，通過質量負責人審核(he)后(hou)，方可投入使用，保存(cun)設備(bei)驗(yan)(yan)(yan)收檔(dang)案。
