實驗室內審員的作用與審核技巧
2018-09-29
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實(shi)驗(yan)室的內審員，除肩負內審任務(wu)外，往往還(huan)是本實(shi)驗(yan)室管理(li)體(ti)系建設的骨干。不(bu)僅要對管理(li)體(ti)系的運行進行檢查、判定，還(huan)要對本實(shi)驗(yan)室管理(li)體(ti)系的建立和實(shi)施起著重要的支持和推(tui)動作(zuo)用。
內(nei)(nei)(nei)部審(shen)(shen)(shen)核(he)簡稱“內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)”，是(shi)一(yi)種(zhong)內(nei)(nei)(nei)部評(ping)價活動(dong)(dong)，這種(zhong)評(ping)價是(shi)通(tong)過內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員的(de)(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)工作(zuo)完成(cheng)的(de)(de)。實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員，其發揮的(de)(de)作(zuo)用及審(shen)(shen)(shen)核(he)能力與(yu)素質如何，直接(jie)影響(xiang)一(yi)個實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)內(nei)(nei)(nei)部管(guan)理(li)體系(xi)審(shen)(shen)(shen)核(he)的(de)(de)效果。實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)認可的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員，除肩負內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)任務(wu)外，往往還是(shi)本實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)體系(xi)建設的(de)(de)骨干(gan)。實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)員，不僅要(yao)(yao)對(dui)管(guan)理(li)體系(xi)的(de)(de)運行進(jin)行檢查、判定，還要(yao)(yao)對(dui)本實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)認可管(guan)理(li)體系(xi)建立和實(shi)(shi)施起著重要(yao)(yao)的(de)(de)支持(chi)和推動(dong)(dong)作(zuo)用。
那么，實驗室認可的內審員應當發揮哪些作用呢?筆者認為有以下幾個方面：
監(jian)督作用
管(guan)理(li)體(ti)系的(de)(de)運(yun)行(xing)需要(yao)持(chi)續(xu)地(di)進行(xing)監(jian)督，這(zhe)樣才能有效、及(ji)時地(di)發現問題(ti)并采取改進措施，這(zhe)種持(chi)續(xu)監(jian)督主要(yao)是(shi)通過內審(shen)進行(xing)的(de)(de)，而內審(shen)的(de)(de)實施正是(shi)這(zhe)支(zhi)內審(shen)員隊伍(wu)擔當的(de)(de)。所(suo)以，從某種意義上說，內審(shen)員對(dui)管(guan)理(li)體(ti)系的(de)(de)有效運(yun)行(xing)起(qi)著監(jian)督員的(de)(de)作用。
參謀作(zuo)用
在(zai)內審(shen)時(shi)(shi)，內審(shen)員發現某些(xie)不(bu)(bu)符(fu)(fu)(fu)(fu)合(he)項(xiang)，要(yao)求受審(shen)核(he)部門及(ji)時(shi)(shi)采取措(cuo)(cuo)施(shi)，對(dui)(dui)不(bu)(bu)符(fu)(fu)(fu)(fu)合(he)項(xiang)進行處(chu)置，消除產(chan)生不(bu)(bu)符(fu)(fu)(fu)(fu)合(he)的原因。此時(shi)(shi)，他必須向受審(shen)核(he)部門解釋為什么這(zhe)(zhe)是(shi)(shi)一不(bu)(bu)符(fu)(fu)(fu)(fu)合(he)項(xiang)，這(zhe)(zhe)樣對(dui)(dui)方(fang)才能針(zhen)對(dui)(dui)不(bu)(bu)符(fu)(fu)(fu)(fu)合(he)項(xiang)找出(chu)原因，采取措(cuo)(cuo)施(shi)。在(zai)受審(shen)部門考慮糾正(zheng)(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)時(shi)(shi)，內審(shen)員可(ke)以提(ti)出(chu)一些(xie)改進意見供(gong)其選擇(ze)。當受審(shen)核(he)部門提(ti)出(chu)糾正(zheng)(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)計(ji)(ji)劃(hua)時(shi)(shi)，內審(shen)員應(ying)(ying)決(jue)定是(shi)(shi)否可(ke)以認(ren)可(ke)，并說明(ming)認(ren)可(ke)或不(bu)(bu)認(ren)可(ke)的理(li)由(you)。在(zai)糾正(zheng)(zheng)措(cuo)(cuo)施(shi)計(ji)(ji)劃(hua)實施(shi)時(shi)(shi)，內審(shen)員要(yao)主動關心實施(shi)的過程，必要(yao)時(shi)(shi)給予指(zhi)導。這(zhe)(zhe)一切都(dou)說明(ming)內審(shen)員在(zai)內審(shen)工作中(zhong)，絕不(bu)(bu)僅(jin)僅(jin)是(shi)(shi)一個“裁判員”，還應(ying)(ying)為改進管(guan)理(li)體系想辦法、出(chu)主意，成為一名優秀的“參(can)謀”。
紐帶作(zuo)用(yong)
內(nei)(nei)審(shen)員在內(nei)(nei)審(shen)中與各部門的員工(gong)(gong)有著廣泛的交流(liu)和接觸，既可(ke)以收(shou)集員工(gong)(gong)對質量管(guan)理(li)方(fang)(fang)面的意(yi)(yi)見、要求和建(jian)議，通過質量負(fu)責人向領導反映，又可(ke)以把(ba)領導層關于質量方(fang)(fang)面的方(fang)(fang)針、政(zheng)策和意(yi)(yi)圖向員工(gong)(gong)傳達、解釋(shi)和貫徹，起一種溝通和聯絡的作用。
接口(kou)作用
由于內審(shen)(shen)員經常(chang)(chang)被派(pai)往分(fen)(fen)包方(fang)或供(gong)應商(shang)去進行第(di)二方(fang)審(shen)(shen)核，在審(shen)(shen)核中(zhong)貫徹(che)本(ben)實(shi)驗室(shi)對分(fen)(fen)包方(fang)或供(gong)應商(shang)的(de)(de)(de)(de)要求，同時(shi)也可反(fan)映(ying)分(fen)(fen)包方(fang)的(de)(de)(de)(de)實(shi)際(ji)情(qing)況和要求，起接(jie)口作用。當到第(di)三方(fang)現(xian)場(chang)評(ping)審(shen)(shen)時(shi)，內審(shen)(shen)員常(chang)(chang)常(chang)(chang)擔任聯絡(luo)員，從中(zhong)了(le)解對方(fang)的(de)(de)(de)(de)評(ping)審(shen)(shen)要求，評(ping)審(shen)(shen)方(fang)式和方(fang)法，向質量負(fu)責人或最高管(guan)理者反(fan)映(ying)，同時(shi)也可向對方(fang)介紹本(ben)實(shi)驗室(shi)的(de)(de)(de)(de)實(shi)際(ji)情(qing)況，起內外接(jie)口作用。
帶(dai)頭作用
內(nei)(nei)審員(yuan)在實驗(yan)室(shi)認可(ke)都有(you)各自的(de)(de)(de)(de)本(ben)職工作。內(nei)(nei)審員(yuan)的(de)(de)(de)(de)資格是經過(guo)專門培(pei)訓而獲得的(de)(de)(de)(de)，他(ta)們經常(chang)參(can)加內(nei)(nei)審活(huo)動(dong)，對該實驗(yan)室(shi)認可(ke)管(guan)理體(ti)(ti)系(xi)(xi)的(de)(de)(de)(de)要求有(you)更深刻的(de)(de)(de)(de)了解，更懂得應(ying)(ying)該如何做(zuo)好(hao)本(ben)職工作。所以(yi)內(nei)(nei)審員(yuan)應(ying)(ying)以(yi)身作則，認真(zhen)貫(guan)徹(che)和(he)執(zhi)行有(you)關管(guan)理體(ti)(ti)系(xi)(xi)的(de)(de)(de)(de)要求，在全體(ti)(ti)員(yuan)工中起(qi)模范帶頭作用，成(cheng)為貫(guan)徹(che)實施管(guan)理體(ti)(ti)系(xi)(xi)的(de)(de)(de)(de)骨干。
內(nei)審員(yuan)是(shi)本(ben)實驗室認可管理體(ti)系建設的(de)骨干，要發(fa)揮自(zi)(zi)身的(de)作(zuo)用(yong)，就要提(ti)高(gao)自(zi)(zi)身的(de)能力，特別是(shi)現(xian)場審核(he)(he)時的(de)審核(he)(he)方(fang)式。內(nei)審員(yuan)在(zai)審核(he)(he)中可以采(cai)用(yong)多種工作(zuo)方(fang)法(fa)(fa)，這些(xie)方(fang)法(fa)(fa)往往是(shi)在(zai)工作(zuo)中不斷(duan)(duan)積累(lei)起來的(de)，各人有各人的(de)技巧，從(cong)而(er)形成了(le)個人的(de)風格。即審核(he)(he)技巧。內(nei)審員(yuan)既然是(shi)客觀證據的(de)收集者，在(zai)現(xian)場審核(he)(he)中主(zhu)要的(de)手段就是(shi)看、問(wen)、聽(ting)和(he)分析。內(nei)審員(yuan)用(yong)來作(zuo)分析判斷(duan)(duan)的(de)基礎是(shi)各種信(xin)息，而(er)信(xin)息是(shi)通過看、問(wen)、聽(ting)而(er)得來的(de)。這里僅就最基本(ben)的(de)方(fang)法(fa)(fa)，做(zuo)一簡單(dan)介(jie)紹：
一是少講、多(duo)看、多(duo)聽(ting)、多(duo)問(wen)(wen)。內審(shen)員在現場的(de)時間有(you)限，而需要采集的(de)信(xin)息(xi)(xi)量(liang)又很大。信(xin)息(xi)(xi)(客觀證據)只能通過看、問(wen)(wen)、聽(ting)獲得(de)，因此只有(you)少講才能多(duo)獲取(qu)信(xin)息(xi)(xi)。
二是選(xuan)擇正確的(de)(de)對象提問。問題(ti)應該(gai)向負責進(jin)行該(gai)項質(zhi)量活動的(de)(de)部門或(huo)個(ge)人提出，而不應向無關的(de)(de)部門或(huo)個(ge)人提問，否則(ze)就會(hui)文不對題(ti)，浪費時間。
三是正確提(ti)出(chu)問(wen)(wen)題。內審員(yuan)應明(ming)確地針對要了(le)解(jie)的(de)問(wen)(wen)題提(ti)問(wen)(wen)，用不著像商(shang)業(ye)或外交(jiao)談判中那樣采用旁敲側擊的(de)方(fang)式，更(geng)不要提(ti)出(chu)外行或錯誤的(de)問(wen)(wen)題。在現場(chang)審核過程中，可采用封閉式和開放式相結合的(de)方(fang)法進行提(ti)問(wen)(wen)。
四是提(ti)問與索看(kan)相(xiang)結合。內審員在(zai)提(ti)問時經常(chang)會問及(ji)文件及(ji)實際執行情況，這時可(ke)(ke)在(zai)提(ti)問中(zhong)同(tong)時索取需(xu)要觀(guan)看(kan)的文件或提(ti)出觀(guan)看(kan)現場，這樣就等于臨時又(you)增加了(le)一些檢查的樣本，對檢查起了(le)補充(chong)作(zuo)用。問看(kan)結合的做法，既可(ke)(ke)使審核步步深入，又(you)可(ke)(ke)避(bi)免單(dan)純(chun)問答的那(nei)種單(dan)調的方(fang)式，比(bi)較有效(xiao)。
五是(shi)注意(yi)觀察(cha)易被遺(yi)忘的(de)(de)角(jiao)落(luo)。內審前各(ge)部門一定(ding)會(hui)做出相(xiang)應的(de)(de)準備，因此重點(dian)的(de)(de)文件框等(deng)一定(ding)會(hui)收拾得(de)整整齊齊，但在某些地方常常會(hui)發現作廢(fei)的(de)(de)文件、未(wei)經檢(jian)定(ding)校(xiao)準的(de)(de)儀表(biao)等(deng)等(deng)不該存放在現場(chang)的(de)(de)東西，所以觀察(cha)視野要開闊一些，檢(jian)查要細致些。
六(liu)是(shi)創(chuang)造一(yi)(yi)個良好的氣(qi)氛。為(wei)(wei)(wei)使(shi)審(shen)核順利進(jin)行(xing)，內(nei)(nei)審(shen)員(yuan)應(ying)(ying)注意(yi)創(chuang)造一(yi)(yi)個良好的氣(qi)氛，使(shi)審(shen)核成為(wei)(wei)(wei)仿(fang)佛是(shi)在(zai)進(jin)行(xing)工作研究，而(er)不使(shi)對方(fang)(fang)(fang)總感到(dao)自己(ji)是(shi)處于受審(shen)地位。為(wei)(wei)(wei)此，內(nei)(nei)審(shen)員(yuan)應(ying)(ying)平等、和(he)氣(qi)待人(ren)(ren)，注意(yi)聽人(ren)(ren)說話，認真(zhen)記筆(bi)記，不時(shi)(shi)點頭、注視、附(fu)和(he)等方(fang)(fang)(fang)式對受審(shen)方(fang)(fang)(fang)談話表(biao)示感興趣等等。凡是(shi)要(yao)請(qing)對方(fang)(fang)(fang)出示文件或找(zhao)一(yi)(yi)般(ban)工作人(ren)(ren)員(yuan)談話時(shi)(shi)，都應(ying)(ying)爭得對方(fang)(fang)(fang)領導的同意(yi)。如發現(xian)了不符合項，要(yao)求受審(shen)方(fang)(fang)(fang)負責人(ren)(ren)認可時(shi)(shi)，要(yao)耐心說明理由。如果對方(fang)(fang)(fang)態度(du)粗暴，也不要(yao)與之爭吵(chao)，但仍(reng)然(ran)要(yao)以(yi)事實為(wei)(wei)(wei)依據，耐心討論。若發現(xian)自己(ji)錯了，要(yao)馬上承認，并表(biao)示歉意(yi)，只(zhi)有這樣對待，才能使(shi)審(shen)核順利進(jin)行(xing)。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗(yan)室(shi)認可內部的團結與建設。
八是保證審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)結果的(de)有(you)(you)效性。在設計(ji)檢(jian)(jian)查表時，要(yao)合理策(ce)(ce)劃(hua)樣(yang)本，保證樣(yang)本的(de)代表性，從(cong)而保證審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)結果的(de)有(you)(you)效性。在策(ce)(ce)劃(hua)編(bian)制檢(jian)(jian)查表時，既(ji)要(yao)注(zhu)意依據審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)準則(ze)策(ce)(ce)劃(hua)查什么，也(ye)要(yao)注(zhu)意根據不(bu)同的(de)情(qing)況(kuang)策(ce)(ce)劃(hua)更方(fang)(fang)便、有(you)(you)效的(de)檢(jian)(jian)查方(fang)(fang)法以(yi)及合理的(de)樣(yang)本量。否則(ze)，到現場審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)時由于工作緊張和時間有(you)(you)限，審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)方(fang)(fang)法和樣(yang)本量策(ce)(ce)劃(hua)不(bu)周，容易導致(zhi)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)不(bu)充分，影(ying)響審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)結果的(de)有(you)(you)效性。
