記錄做不好的，把本文看10遍
2018-08-14
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1、質量(liang)記(ji)錄過程(cheng)中常(chang)見的問題與(yu)對策
記錄是記載過(guo)程(cheng)(cheng)狀(zhuang)態和過(guo)程(cheng)(cheng)結(jie)果(guo)的(de)(de)文(wen)件，是質(zhi)量(liang)(liang)管理體(ti)系文(wen)件的(de)(de)一個重要組成部分。所謂(wei)過(guo)程(cheng)(cheng)狀(zhuang)態主要針對產品(pin)質(zhi)量(liang)(liang)的(de)(de)形成過(guo)程(cheng)(cheng)和體(ti)系的(de)(de)運行過(guo)程(cheng)(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)(cheng)結(jie)果(guo)則是指(zhi)體(ti)系運行效(xiao)果(guo)和產品(pin)滿足質(zhi)量(liang)(liang)要求的(de)(de)程(cheng)(cheng)度。根據記錄的(de)(de)上述特(te)性，記錄在(zai)組織的(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)管理體(ti)系中發(fa)揮(hui)著重要的(de)(de)作用。
在記(ji)錄過程中常(chang)見的問題(ti)
盲：記錄的設置(zhi)、設計(ji)目的、功能不(bu)明，不(bu)是(shi)為管理(li)、改(gai)進所用，而是(shi)為了應(ying)付檢查。
亂(luan)：記錄(lu)的(de)設置、設計隨意性強，缺(que)乏體系考慮，記錄(lu)的(de)填寫，保(bao)管(guan)收集混(hun)亂(luan)，責任不清(qing)。
散(san)：保存(cun)、管理分散(san)，未作統一的規定(ding)。
松：記錄(lu)填(tian)寫、傳遞、保(bao)管不(bu)嚴(yan)，日常疏于檢查，達不(bu)到(dao)要求，無人考(kao)核，且丟(diu)失和涂改(gai)現象嚴(yan)重(zhong)。
空(kong)(kong)：該填不填，空(kong)(kong)格(ge)很多，缺乏嚴(yan)肅性，法定性。
錯(cuo)(cuo)：寫錯(cuo)(cuo)別(bie)字，語言表達不清，填寫錯(cuo)(cuo)誤。
2、記錄的設計和編制(zhi)意義
記(ji)錄的(de)(de)充分性和必要(yao)(yao)性：記(ji)錄作為基(ji)礎(chu)性和依據(ju)性文件，應盡可能全面地反(fan)映產(chan)品質(zhi)(zhi)量形成的(de)(de)過程和結果(guo)以及質(zhi)(zhi)量管(guan)理體系(xi)的(de)(de)運行狀態和結果(guo)。為此，組織既(ji)要(yao)(yao)從總體上評價記(ji)錄的(de)(de)充分性，力求使原(yuan)始記(ji)錄完整，同時又要(yao)(yao)對每一記(ji)錄的(de)(de)必要(yao)(yao)性進行逐一評審和取舍，要(yao)(yao)注意并(bing)非記(ji)錄越多越好，正確(que)的(de)(de)做法(fa)是只選擇那些(xie)必要(yao)(yao)的(de)(de)原(yuan)始數據(ju)作為記(ji)錄。
記(ji)錄的(de)(de)(de)真實(shi)性和準確(que)性：真實(shi)準確(que)的(de)(de)(de)記(ji)載質量信息，才(cai)能(neng)為有(you)效地運行組織的(de)(de)(de)質量管(guan)理(li)體(ti)系并實(shi)現持續改進提供可(ke)靠的(de)(de)(de)依據(ju)，因此，在確(que)定記(ji)錄的(de)(de)(de)格式和內(nei)容的(de)(de)(de)同時，應考慮使用(yong)者填寫(xie)方(fang)便并保證能(neng)夠在現有(you)條件下準確(que)地獲取所需(xu)的(de)(de)(de)質量信息。填寫(xie)記(ji)錄應實(shi)事求是(shi)、嚴肅認真。
記(ji)(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)規范化(hua)和標(biao)準(zhun)化(hua)：應(ying)盡量(liang)采用(yong)(yong)國際、國內或行業標(biao)準(zhun)，參考先(xian)進組織的(de)(de)(de)(de)(de)成(cheng)功經驗以(yi)使(shi)記(ji)(ji)錄(lu)更(geng)加規范化(hua)和標(biao)準(zhun)化(hua)，在建立質量(liang)管(guan)理體系過程中，應(ying)當對(dui)(dui)現行的(de)(de)(de)(de)(de)進行清理，廢立多(duo)余(yu)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)，修(xiu)改不(bu)適用(yong)(yong)的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)，沿(yan)用(yong)(yong)有價值(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)并增補必需的(de)(de)(de)(de)(de)，應(ying)使(shi)用(yong)(yong)適當的(de)(de)(de)(de)(de)表(biao)格或圖(tu)表(biao)格式(shi)加以(yi)規定，按要求統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各項活動的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)更(geng)加系統(tong)和協調，實現記(ji)(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理。對(dui)(dui)于同一(yi)種(zhong)活動的(de)(de)(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)格式(shi)應(ying)當是固定的(de)(de)(de)(de)(de)，不(bu)能(neng)隨意變更(geng)，造成(cheng)混(hun)亂，即(ji)使(shi)需要修(xiu)改，也應(ying)規定一(yi)個統(tong)一(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)間開始使(shi)用(yong)(yong)新表(biao)格。
3、記錄的填寫要求和注(zhu)意事項
記(ji)錄用(yong)筆(bi)(bi)(bi)要求：記(ji)錄用(yong)筆(bi)(bi)(bi)可以用(yong)鋼筆(bi)(bi)(bi)、圓珠(zhu)筆(bi)(bi)(bi)或簽字筆(bi)(bi)(bi)，不應用(yong)紅筆(bi)(bi)(bi)，這些筆(bi)(bi)(bi)能夠確保(bao)記(ji)錄永不褪色。用(yong)筆(bi)(bi)(bi)一定要考慮其字跡的持久性和(he)可靠(kao)性。
記(ji)(ji)錄(lu)的(de)(de)原(yuan)始性：記(ji)(ji)錄(lu)要(yao)保持現(xian)場(chang)運作，如實記(ji)(ji)錄(lu)，這就是原(yuan)始性。原(yuan)始就是最初(chu)的(de)(de)第一(yi)手的(de)(de)。原(yuan)始性就是當(dang)天的(de)(de)運作當(dang)天記(ji)(ji)，當(dang)周的(de)(de)活動(dong)當(dang)周記(ji)(ji)。做到及時和真實，不(bu)允(yun)許添加(jia)(jia)點滴水分(fen)，使記(ji)(ji)錄(lu)真實可(ke)靠。記(ji)(ji)錄(lu)保持其原(yuan)始性，不(bu)可(ke)以(yi)重新抄寫和復(fu)印，更(geng)不(bu)可(ke)以(yi)在過(guo)程進(jin)行(xing)完后加(jia)(jia)以(yi)修(xiu)飾和裝點。
記錄(lu)的清(qing)晰(xi)準確：記錄(lu)是作為闡明質(zhi)量管(guan)理體(ti)系(xi)所取得結果或提供體(ti)系(xi)所完成活動的證據(ju)的文(wen)件(jian)而策劃設置的，即是證據(ju)，首先要(yao)屬實，要(yao)做到屬實，就要(yao)將過程做到位并運作事實記得正確和清(qing)晰(xi)，語言和用字都要(yao)規(gui)范(fan)。不(bu)但(dan)使(shi)(shi)自(zi)己能看清(qing)楚(chu)，也能使(shi)(shi)別人都看清(qing)楚(chu)。
筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)的處理：在填(tian)寫記錄(lu)出(chu)現筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)后，不要(yao)在筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)處亂(luan)寫亂(luan)畫(hua)，甚至涂成(cheng)黑色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液加以掩蓋，正(zheng)確的處理筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)的方(fang)法，是在筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)的文(wen)字或(huo)數據上(shang)(shang)，用(yong)原使用(yong)的筆(bi)墨畫(hua)一橫線，再在筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)處的上(shang)(shang)行間(jian)或(huo)下行間(jian)填(tian)上(shang)(shang)正(zheng)確的文(wen)字和(he)數值。
空白欄目的(de)(de)填(tian)(tian)寫(xie)：有(you)些記錄(lu)在運作(zuo)的(de)(de)情況(kuang)下所有(you)的(de)(de)欄目無(wu)(wu)內(nei)容可(ke)填(tian)(tian)。怎么(me)處置呢?空白欄目不(bu)能不(bu)填(tian)(tian)，其填(tian)(tian)寫(xie)的(de)(de)方法是在空白的(de)(de)適中位置畫(hua)一橫(heng)線(xian)(xian)，表示記錄(lu)者(zhe)已經關注到這(zhe)一欄目，只(zhi)是無(wu)(wu)內(nei)容可(ke)填(tian)(tian)，就(jiu)以一橫(heng)線(xian)(xian)代(dai)之，如(ru)果(guo)縱(zong)向有(you)幾行均(jun)無(wu)(wu)內(nei)容填(tian)(tian)寫(xie)，亦可(ke)用一斜線(xian)(xian)代(dai)之。
簽(qian)署(shu)(shu)要(yao)求(qiu)：記錄中(zhong)會包含各種(zhong)類型(xing)的(de)(de)簽(qian)署(shu)(shu)，有(you)作業后的(de)(de)簽(qian)署(shu)(shu)，有(you)認可、審定、批(pi)準等簽(qian)署(shu)(shu)，這些簽(qian)署(shu)(shu)都是(shi)(shi)這原則、權限和(he)相互關系的(de)(de)體現(xian)，是(shi)(shi)記錄運作中(zhong)不可少的(de)(de)組成(cheng)部分，任何簽(qian)署(shu)(shu)都應簽(qian)署(shu)(shu)全名(ming)，同時盡可能的(de)(de)清晰易辨，不允許有(you)姓無名(ming)或有(you)名(ming)無姓情(qing)況(kuang)存在。
4、記錄的管(guan)理(li)和控制
記錄(lu)的(de)(de)標(biao)(biao)識：應具有唯一性標(biao)(biao)識，為了便于歸(gui)檔(dang)和檢索，記錄(lu)應具有分類號(hao)(hao)和流水號(hao)(hao)。標(biao)(biao)識的(de)(de)內容應包括：記錄(lu)表(biao)(biao)格所屬的(de)(de)質量管理文件的(de)(de)編(bian)號(hao)(hao)、版本號(hao)(hao)、表(biao)(biao)號(hao)(hao)、頁號(hao)(hao)、沒有標(biao)(biao)識或不(bu)符合(he)標(biao)(biao)識要求(qiu)的(de)(de)記錄(lu)表(biao)(biao)格是無效(xiao)的(de)(de)表(biao)(biao)格。
記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)貯存(cun)(cun)和保(bao)管(guan)(guan)：記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)當按照檔(dang)案要(yao)求立卷(juan)貯存(cun)(cun)和保(bao)管(guan)(guan)。記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)管(guan)(guan)由專(zhuan)人(ren)或專(zhuan)門(men)的(de)(de)(de)主(zhu)管(guan)(guan)部門(men)負(fu)責，應(ying)(ying)建立必要(yao)的(de)(de)(de)保(bao)管(guan)(guan)制(zhi)度，保(bao)管(guan)(guan)方式(shi)應(ying)(ying)便于檢索合(he)(he)(he)存(cun)(cun)取，保(bao)管(guan)(guan)環境應(ying)(ying)適(shi)宜可(ke)靠，干燥(zao)、通風(feng)，并有必要(yao)的(de)(de)(de)架、箱，應(ying)(ying)做到防(fang)(fang)潮(chao)、防(fang)(fang)火、防(fang)(fang)蛀、防(fang)(fang)止損壞、變(bian)質合(he)(he)(he)丟失(shi)。管(guan)(guan)以及路的(de)(de)(de)保(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限問題，如(ru)果(guo)外部沒有要(yao)求的(de)(de)(de)，組織可(ke)針(zhen)對不(bu)同產品(pin)的(de)(de)(de)特點(dian)合(he)(he)(he)法規要(yao)求做出相應(ying)(ying)規定(ding)，如(ru)果(guo)合(he)(he)(he)同對記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)提出要(yao)求，則按照顧客的(de)(de)(de)要(yao)求確定(ding)保(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限。一般情況(kuang)下，記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)(de)保(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限為2年(nian)(nian)，主(zhu)要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)保(bao)存(cun)(cun)3年(nian)(nian)，重要(yao)的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)應(ying)(ying)長(chang)期(qi)(qi)保(bao)存(cun)(cun)。
記(ji)(ji)錄的(de)(de)檢(jian)索(suo)：一項質(zhi)(zhi)量(liang)活動(dong)往往涉及到多項記(ji)(ji)錄的(de)(de)內容(rong)和(he)(he)表格(ge)，為了避(bi)免漏項，應(ying)當對(dui)記(ji)(ji)錄進(jin)(jin)行(xing)(xing)編(bian)(bian)(bian)目，編(bian)(bian)(bian)目具有引(yin)導和(he)(he)路徑作(zuo)用(yong)，可(ke)(ke)以(yi)(yi)便于(yu)(yu)記(ji)(ji)錄的(de)(de)查(cha)閱和(he)(he)使(shi)用(yong)，使(shi)查(cha)閱對(dui)該(gai)項質(zhi)(zhi)量(liang)活動(dong)的(de)(de)記(ji)(ji)錄能(neng)有一個整體的(de)(de)了解。對(dui)于(yu)(yu)一個項目，合(he)同或是(shi)產品實現后(hou)過(guo)程，可(ke)(ke)以(yi)(yi)考慮建立(li)一個總編(bian)(bian)(bian)目，按產品實現的(de)(de)進(jin)(jin)度進(jin)(jin)行(xing)(xing)排(pai)列(lie)。對(dui)于(yu)(yu)記(ji)(ji)錄內容(rong)較多，質(zhi)(zhi)量(liang)活動(dong)聯(lian)系復(fu)雜的(de)(de)記(ji)(ji)錄，也可(ke)(ke)設置分(fen)項編(bian)(bian)(bian)目。記(ji)(ji)錄在歸檔前經主管部門(men)驗收合(he)格(ge)后(hou)方可(ke)(ke)進(jin)(jin)行(xing)(xing)，如果(guo)歸檔資料(liao)不(bu)全，負責歸檔驗收的(de)(de)部門(men)有權拒收。記(ji)(ji)錄中包含(han)了大量(liang)有用(yong)的(de)(de)體系運(yun)行(xing)(xing)證據(ju)和(he)(he)原始(shi)信息，要發揮其(qi)作(zuo)用(yong)必須使(shi)用(yong)其(qi)便于(yu)(yu)有關部門(men)和(he)(he)員工查(cha)找(zhao)，記(ji)(ji)錄的(de)(de)查(cha)閱納入計算機管理是(shi)比(bi)較好的(de)(de)做法，編(bian)(bian)(bian)制電子索(suo)引(yin)，可(ke)(ke)以(yi)(yi)提高(gao)檢(jian)索(suo)和(he)(he)查(cha)閱的(de)(de)效率。
記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)(de)(de)處置：超過(guo)(guo)規定保存(cun)期(qi)(qi)限的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)，應統一進(jin)行(xing)(xing)處理，重要(yao)的(de)(de)(de)含(han)有保密內容的(de)(de)(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)須(xu)保留銷毀記(ji)(ji)錄(lu)(lu)。記(ji)(ji)錄(lu)(lu)必須(xu)如(ru)實記(ji)(ji)載產品(pin)(pin)質(zhi)量的(de)(de)(de)形成過(guo)(guo)程(cheng)和(he)(he)最終狀態，如(ru)實反(fan)映質(zhi)量管理體(ti)系(xi)過(guo)(guo)程(cheng)、過(guo)(guo)程(cheng)和(he)(he)活動(dong)的(de)(de)(de)運(yun)行(xing)(xing)狀況和(he)(he)結果，證實產品(pin)(pin)滿足技術標準(zhun)、合同、法(fa)規要(yao)求以(yi)及(ji)顧客(ke)的(de)(de)(de)期(qi)(qi)望的(de)(de)(de)程(cheng)度，反(fan)映組織的(de)(de)(de)質(zhi)量管理體(ti)系(xi)是(shi)否已得(de)到(dao)有效運(yun)行(xing)(xing)，產品(pin)(pin)、過(guo)(guo)程(cheng)和(he)(he)整個體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)運(yun)行(xing)(xing)是(shi)否達到(dao)了預期(qi)(qi)的(de)(de)(de)要(yao)求。
質量(liang)記(ji)錄報表填(tian)寫注意(yi)事項
質(zhi)量(liang)記(ji)(ji)錄用于記(ji)(ji)載過(guo)程狀態(tai)和過(guo)程結果，是企業質(zhi)量(liang)保證的客觀依(yi)據，為采取糾正和預防措施提供依(yi)據，有利于產品標識和可追溯性。
5、質(zhi)量(liang)記錄填寫有以下(xia)事項(xiang)需要注意(yi)
1. 報表填(tian)寫必須完整，盡可能詳細，對所列示(shi)的所有內(nei)容(rong)(rong)均要填(tian)寫清楚，如不(bu)能填(tian)寫的內(nei)容(rong)(rong)要用斜(xie)線(/)劃掉，特別是簽名欄的填(tian)寫，要寫全名。
2. 記(ji)錄(lu)要(yao)求準(zhun)確清晰(xi)，不得潦草，更不得隨(sui)便(bian)在記(ji)錄(lu)上亂(luan)涂亂(luan)畫，記(ji)錄(lu)背面也一樣，特別注意的是(shi)要(yao)檢查最后填寫(xie)的清晰(xi)度，不清晰(xi)者(zhe)要(yao)進行重(zhong)填。
3. 記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確(que)的(de)(de)(de)做法是先(xian)將錯誤的(de)(de)(de)地方(fang)用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上(shang)(shang)正確(que)的(de)(de)(de)內(nei)容，同時在旁邊進行簽名，并寫上(shang)(shang)日期。值得注意(yi)的(de)(de)(de)是：
如是數(shu)字(zi)(zi)錯誤，應將(jiang)整個(ge)數(shu)字(zi)(zi)劃掉，不能僅將(jiang)數(shu)字(zi)(zi)中寫(xie)錯的位(wei)數(shu)劃掉。
簽名時要注(zhu)意寫(xie)全(quan)名，不能僅寫(xie)一(yi)個(ge)字或寫(xie)某(mou)主(zhu)任、某(mou)經理、某(mou)先生、某(mou)小姐等。
填寫(xie)日(ri)期時要寫(xie)全年月日(ri)，例如(ru)文件的起(qi)草日(ri)期為2004年2月1日(ri)可(ke)寫(xie)為1/2.04或(huo)2004/2/1、2004.2.1等。
5. 記錄報(bao)表(biao)(biao)(biao)的(de)日期(qi)和流(liu)水號(hao)要(yao)寫全，便于追溯(su)和管理(li)。日期(qi)填制要(yao)寫全年(nian)(nian)月(yue)(yue)日，如2004年(nian)(nian)2月(yue)(yue)1日;流(liu)水號(hao)的(de)填制必(bi)須按固定(ding)的(de)編號(hao)規則進(jin)行，流(liu)水號(hao)的(de)填寫位置在報(bao)表(biao)(biao)(biao)的(de)右上角。品證部推薦(jian)的(de)編號(hao)格式(shi)為：年(nian)(nian)份/月(yue)(yue)份/流(liu)水號(hao)，如2004年(nian)(nian)2月(yue)(yue)的(de)第15份報(bao)表(biao)(biao)(biao)的(de)流(liu)水號(hao)為04/02/015。
