一位資深質量經理總結的供應商現場審核，講透了！
2019-12-26
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關于供應商現(xian)場(chang)審核，這(zhe)篇文(wen)章(zhang)把這(zhe)個問題(ti)講透(tou)了，非常值得分享。趕緊來看(kan)看(kan)。
有經驗的審核員是在與客(ke)戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態。比如：
去機場或火車(che)站接你(ni)的司機，就(jiu)是你(ni)的信息來源，聊天是最好(hao)的審核方式。企(qi)(qi)業的(de)(de)生意好壞、工人招聘的(de)(de)難度、管理層的(de)(de)變動等，司(si)機天天接來送往(wang)，本身就是(shi)個(ge)情報(bao)站，從他們嘴(zui)里可以了解企(qi)(qi)業的(de)(de)經營(ying)狀態。
如(ru)果去接你的人還(huan)有供應商對口(kou)部(bu)門的人（如(ru)質量部(bu)），在車上聊(liao)公司的經營狀況(kuang)，一是(shi)可以打破一路(lu)的沉悶(men)，二是(shi)可以拉近雙方的距離(li)。
我曾(ceng)經說(shuo)過：“車(che)上(shang)和飯桌上(shang)，是審核開始(shi)的(de)第一(yi)現場，客戶的(de)經營狀況與(yu)管理(li)行(xing)為關系密切。業(ye)(ye)績好的(de)時候(hou)會(hui)掩蓋一(yi)些問題，而業(ye)(ye)績差(cha)的(de)時候(hou)暴(bao)露出來的(de)問題會(hui)很多。”
在審核前最好向對方提供審(shen)核計(ji)劃（但與前面提到的審(shen)核計(ji)劃不是一回事，這是指對某個供應(ying)商的審(shen)核安排），讓供應商安排(pai)好(hao)(hao)相(xiang)應的人，做好(hao)(hao)審核現場的接待(dai)工作。
在審核(he)計劃中主要包(bao)含(han)的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員(yuan)等。
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。
我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個(ge)部門的負責人、現(xian)場協助引導(dao)人員(yuan)等。它是審(shen)核組(zu)（員）與供(gong)應商關于(yu)本次(ci)審(shen)核目的、方式、安排(pai)的重要溝通活動。
我建議在(zai)審(shen)(shen)核計劃中一(yi)定(ding)要標明被審(shen)(shen)核方的總經理要出(chu)席(xi)，如果(guo)有事請要提前(qian)告知(zhi)審(shen)(shen)核組(zu)。
我發現由于許多審核員沒有做過管(guan)理工(gong)作(zuo)，或只做過基層(ceng)管(guan)理者(zhe)，他們沒有與總經理打交道的經驗(yan)，遇(yu)到后心(xin)里(li)發怵。當對方提到總經(jing)理有事參加(jia)不了首次會議時，自己往往如釋(shi)重負。殊不知質量(liang)管理屬(shu)于(yu)經(jing)營戰(zhan)略，是老板(ban)的(de)事，而不是部門經(jing)理的(de)事情。
中國引進ISO9001差不多(duo)有(you)20年(nian)，但為什(shen)么大多(duo)數企業沒有(you)理解這個標(biao)準的精髓？
我認為主要是審核員的切入(ru)點讓老板(ban)們(men)有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率(lv)的工(gong)具。
記(ji)得有一(yi)年我在東莞的(de)一(yi)家食品企業審核，這家企業已經在同行(xing)業中銷量(liang)排名(ming)第(di)二(er)。老板家住深圳(zhen)，每天到(dao)公司的時間基本上是10點以(yi)后。
我在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老(lao)板的秘(mi)書(shu)告(gao)訴我，以前老(lao)板從(cong)不出席這(zhe)樣的首次(ci)會議，這(zhe)次(ci)是(shi)否必須要(yao)參加？我告訴她：“老板(ban)如果確實有(you)其(qi)他重要的事情參加(jia)不(bu)了，請他寫請假(jia)條。”
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”
; 在質量體系推動方(fang)面，老板的權重(zhong)最大，我用(yong)數(shu)字比喻為占50%以(yi)上。
因此，審核員一定要利用各(ge)種(zhong)機(ji)會讓老板(ban)知(zhi)道質量、食品安全管理體(ti)系(xi)的推動(dong)是他的事情，不是情誼贊助，而(er)是身體(ti)力行參與落地(di)。
會議內容
首次會議的時間控(kong)制(zhi)在30分鐘(zhong)左(zuo)右，主角應該是審核組(zu)（員）而非供應商。
一(yi)般(ban)來講先由審(shen)核(he)組（員(yuan)(yuan)）來介紹(shao)，審(shen)核(he)人員(yuan)(yuan)的名字、審(shen)核(he)安(an)排、目(mu)的等。然后才是供(gong)應商介紹(shao)各(ge)個部門(men)負(fu)責人和公司基本情況。
首次會議結束，要有一個現場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。
我一般安排的(de)時(shi)間是1個小時(shi)甚至(zhi)更長的(de)時(shi)間，它的(de)目(mu)的(de)是對被審核現場有(you)一個大致的(de)了解。
; 我(wo)在首次(ci)會議上常(chang)常(chang)開玩笑地對老板說：“現場(chang)參觀完，審核(he)就可(ke)以結束了(le)。”
因為我選擇的(de)(de)地方都是(shi)老板很少光顧的(de)(de)，如門衛、倉庫、污水站、垃圾房(fang)、維修間等(deng)，當看到這些現(xian)場(chang)的(de)(de)人(ren)員(yuan)，工作(zuo)狀態非(fei)常松懈的(de)(de)話，那(nei)生產車間管理的(de)(de)再好，我也給整體得分打個大折。
管理(li)的(de)細節(jie)不是在(zai)生(sheng)產(chan)產(chan)品的(de)車間(jian)，而是在(zai)門衛、倉庫(ku)、維修(xiu)間(jian)、鍋(guo)爐房、污水站等這些(xie)地方。
它們似(si)乎與產(chan)品離(li)著很(hen)遠，但管理活動的(de)要求應該是一樣的(de)。
想想看(kan)行政經理(li)(li)的(de)工資(zi)會比生(sheng)產經理(li)(li)或質量經理(li)(li)的(de)工資(zi)低嗎？
如果不低，那對管(guan)理(li)能力的要求(qiu)就應該是一樣的。如果行政經理、工(gong)程經理與(yu)生(sheng)產(chan)經理的能(neng)力一樣，而車間(jian)外的地(di)方管理的一塌糊涂，那你看到的生(sheng)產(chan)車間(jian)內的管理狀(zhuang)況，可能(neng)就是他們(men)特(te)意為你準(zhun)備的。
莊子(zi)在(zai)(zai)回答東郭子(zi)關于道的問(wen)題時，用“每(mei)下(xia)愈況(kuang)”來解釋(shi)道無(wu)所不在(zai)(zai)。
如何判斷豬(zhu)的肥瘦，有經驗的屠夫是從豬(zhu)腳向上摸。如果豬(zhu)腳(jiao)肥(fei)，那么豬(zhu)就肥(fei)。
有經驗(yan)的(de)(de)審核員也是通(tong)過管(guan)理(li)的(de)(de)細節(jie)，來(lai)判斷供應(ying)商(shang)的(de)(de)管(guan)理(li)水平和(he)能力的(de)(de)。
另外由(you)于食品(pin)安全與工(gong)程設計(ji)有(you)極大(da)的關系，它(ta)能夠體現一家企(qi)業對食品(pin)安全設計(ji)的理解，所(suo)以現場參觀的另外一個(ge)目的就(jiu)是看(kan)看(kan)圍(wei)墻、門(men)窗(chuang)、屋脊、道(dao)路、草坪(ping)、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時候(hou)，可(ke)以(yi)看看到貨和(he)發貨的情(qing)況，在庫房內可(ke)以(yi)找一個(ge)1周左右的產(chan)品做(zuo)追溯演(yan)練(lian)。在現場走(zou)一圈也可(ke)以順(shun)便檢查了蟲(chong)害(hai)管理設(she)施。
當由多(duo)人組成(cheng)的(de)審核(he)小(xiao)組時，現場參觀是(shi)唯一(yi)(yi)一(yi)(yi)次審核(he)組對某一(yi)(yi)管理活動，發表各自意(yi)見的(de)機(ji)會。這對統一審核(he)思路、理清審核(he)重(zhong)點(dian)、做追(zhui)溯信息的準備都有很大幫助。
現場參觀(guan)前要讓供(gong)(gong)應商提(ti)供(gong)(gong)四張圖：
3.監(jian)控(kong)設施布局圖(tu)
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現(xian)場參(can)觀(guan)后，小組(zu)可以進行10-15分鐘(zhong)的討(tao)論，確定審核重點和現(xian)場取(qu)樣方(fang)式。
4.《供應商(shang)檢查表》的設(she)計
為了提(ti)醒審核(he)員(yuan)在參觀時注意的事項，在《供應商(shang)檢查(cha)表》中對現場參觀的內(nei)容可以進行(xing)如下(xia)描述(shu)：
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大門（人、物）出入(ru)登記管理：姓名、聯絡方式、車號；
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監(jian)視探頭(tou)布局：關(guan)鍵區域(yu)（露(lu)天存放成品/原料(liao)(liao)、大門、成品庫門、原料(liao)(liao)庫門）；
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廠區道路、草坪；
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污水站(zhan)、垃(la)圾站(zhan)、配電(dian)站(zhan)、鍋爐房、維修車間；蟲害(hai)控制：鼠站完好、誘(you)餌(er)缺失；
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原料庫(ku)：蟲害管理(li)、標識、燈、門、窗、溫濕 度(du)、電線（無私拉）、遮光、禁用區；
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冷(leng)庫(ku)：溫度記錄方式（手工、自動(dong)）；
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成品庫：盡(jin)可(ke)能選擇一(yi)周(zhou)左(zuo)右生產的已放行產品，記(ji)錄產品名稱、規(gui)格、班次、批號(hao)、產品代(dai)號(hao)，物料(liao)管理用電子化（ERP）還(huan)是(shi)手工；
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生產線（最(zui)好(hao)走參觀走廊）：更(geng)衣室/更(geng)衣柜、衛(wei)生(sheng)間(jian)、洗手設施。
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
在審核過程中(zhong)，需要三組進行信息傳遞，如：
1.A組(zu)(zu)需要將部分信息傳遞給B組(zu)(zu)（體系(xi)文件）
2.C組(zu)需要(yao)將部分(fen)信息(xi)傳(chuan)遞給B組(zu)（現場評估(gu)）
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本批號成品所有(you)(you)原料是否有(you)(you)拒用？
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原料(liao)倉庫的FIFO（先進先出）
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臺賬(zhang)與批號是(shi)否符合情(qing)況？
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標識管理（批號、數量、入庫日期）
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狀態管理（待(dai)檢、放行、拒用(yong)、銷毀）
這樣的審核安排基(ji)于以下幾(ji)個原則(ze)：
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所有管理活動已經發生；
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所有管理活(huo)動需要符(fu)合(he)規范要求；
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所有管(guan)理活動(dong)的信(xin)息不得(de)缺失；
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通過已經實現(xian)的產品，連(lian)接(jie)起人(ren)、機、料、法(fa)、環(huan)的所有管理信息。
質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯（如下圖）。
在倉庫中剛(gang)剛(gang)生產1周左(zuo)右的(de)產品(pin)，可能還(huan)沒有到(dao)消費(fei)者手中，或者即使到(dao)了消費(fei)者手中，還(huan)沒有發生（或沒有得到(dao)）投訴報(bao)告(gao)。
因(yin)此對投訴(su)管理的驗證，需要用更早批次的產品進(jin)行。
1.A組審(shen)核員的審(shen)核流程與(yu)重點
A組審核員在現場參觀時，已經用相機拍攝了追(zhui)溯產品(pin)的“品(pin)名、規格(ge)、生產批(pi)號”等信息（在包裝箱外(wai)側就有這些信息）。
回到(dao)辦公室，向供應(ying)商(shang)(shang)提(ti)出要求，提(ti)供與這個產(chan)品相關的信息（見《供應(ying)商(shang)(shang)管理（7）供應(ying)商(shang)(shang)現場審核（中）》。
建議A組審核員將與這個批次產品相關的所有信息按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。
2.B組審(shen)核員的審(shen)核流程與重點
A組審(shen)核(he)員(yuan)(yuan)在對信息的(de)完整性進(jin)行確認(ren)時，B組審(shen)核(he)員(yuan)(yuan)要求客(ke)戶提供(gong)與產品記錄或報告相關的(de)管理依據。
找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)產品 > 找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)記錄 > 找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)依據 > 找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)疏(shu)漏 > 找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)問題 > 找(zhao)(zhao)(zhao)(zhao)風險(xian)
相對來講對B組(zu)審(shen)核員能力的要求要高一些，他(ta)（她(ta)）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗(yan)證(zheng)：
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
先看一看參加管理評審的都是哪些人？
方針、目(mu)標(biao)、未(wei)來方向。
凡是與分錢相關的(de)事(shi)(shi)，就是(shi)企業(ye)最大(da)的(de)事(shi)(shi)。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是(shi)最大(da)的(de)事(shi)(shi)。但(dan)這些(xie)事(shi)(shi)的(de)前提是(shi)，巧婦(fu)難為無米之炊(chui)，沒(mei)錢(qian)干個(ge)屁事(shi)(shi)。
所(suo)以當我看(kan)(kan)管理評審(shen)報(bao)告(gao)時(shi)，我先看(kan)(kan)看(kan)(kan)總經理是(shi)否(fou)(fou)出席，然后看(kan)(kan)各位部(bu)門總監(jian)都說了些什(shen)么問題，最后就是(shi)行動計劃是(shi)否(fou)(fou)有預算。
有些(xie)企業看(kan)我(wo)打的分非常低(di)，有些(xie)不服氣，我(wo)告訴他(ta)（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
就如(ru)同一(yi)個國家的(de)人(ren)大會議(yi)，成(cheng)為一(yi)出鬧劇時，這個國家一(yi)定處于(yu)極大的(de)風險之(zhi)中。
因此，幾(ji)頁紙的管理評審報告(gao)，已經代表了這(zhe)家企業的質量、食(shi)品(pin)安全(quan)管理體系(xi)的策(ce)劃、運行、檢查、改進的水平了。
老(lao)馬建議看(kan)管理評審報(bao)告不要(yao)只看(kan)當年(nian)的，一定要(yao)看(kan)過去(qu)三年(nian)的報(bao)告。做縱向比(bi)較，看這(zhe)家供(gong)應商管理體(ti)系的發展歷程和轉折。
內審(shen)報告是管理評(ping)審(shen)報告的(de)部分輸(shu)入。
但目前許多企業內審流(liu)于形式，審核(he)員仍然處在“手中有劍(jian)(jian)，心中無劍(jian)(jian)”的水平。為管(guan)理(li)層提供(gong)的(de)報告，只是(shi)糾纏于某一(yi)個操作(zuo)行(xing)為，而非對系統進(jin)行(xing)風險評估，這顯然是(shi)管(guan)理(li)層不感(gan)興趣(qu)的(de)問題(ti)。
可以在組織設(she)計中進行策劃，讓各個部門的總監成為內審員。每(mei)次(ci)審核的(de)時候，由總監擔任各個審核組的(de)組長。
在審核中(zhong)試(shi)圖拋開檢查表，到一個(ge)業務部門(men)可以(yi)從這幾個(ge)問(wen)題問(wen)起。
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為什么需要這個(ge)部門？
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為(wei)什么需要(yao)這個(ge)崗(gang)位？
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這個部門的(de)主(zhu)要業務流程是什么？
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這個部門或(huo)崗位(wei)的主要責任是什么？
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影響到(dao)你部門工(gong)作效率的原因是什么？
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你與其他部門發(fa)生的主要沖(chong)突是什么？
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你如何解決沖(chong)突并(bing)開始有實施計劃？
當你將這些問題告訴總(zong)經理時(shi)，我猜(cai)想他會樂瘋了。因為這是他(ta)(ta)(ta)的(de)痛點，是他(ta)(ta)(ta)天天睡不著覺的(de)問題，如果你(ni)(ni)幫他(ta)(ta)(ta)想到了發現(xian)問題和解決問題的(de)方法，你(ni)(ni)還愁他(ta)(ta)(ta)不給(gei)你(ni)(ni)提職、漲工資嗎？
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HACCP計劃(hua)
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PRP目錄
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蟲害管理程序(xu)
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放行管(guan)理程序
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不合格管理程序(xu)
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糾(jiu)正預防管理(li)程序
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投訴管理程序
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追溯管(guan)理程(cheng)序
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召(zhao)回管理(li)程序
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危機(ji)管理程序
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實驗(yan)室管理(li)程序
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員工培訓(xun)管理程序
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協助在現場提供證據。
3.C組審(shen)核員的審(shen)核流程(cheng)與重點
在現場執行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。
因為無論你文件(jian)寫的(de)好壞，最重要的(de)是現(xian)場(chang)表現(xian)如(ru)何。現場執(zhi)行審核的人，只要(yao)記(ji)住五個字，就(jiu)基本上不會抓瞎。
人：是(shi)否經過充分的培訓才執行生產(chan)任務
機：設備維修保(bao)養能否達到(dao)保(bao)證生產的(de)目的(de)
料：原料（產品）的管理狀態
法：方法是否(fou)能夠(gou)保(bao)證一(yi)線(xian)人員理解管(guan)理要求，并得(de)到有(you)效執行
環(huan)：設(she)施(shi)和周圍(wei)環境是否適于食品生(sheng)產對衛(wei)生(sheng)的要求(qiu)
三組審核員需(xu)要在(zai)末次(ci)會議之(zhi)前，進行討論。
針對操(cao)作(zuo)性問題，找流程本身的問題。如果(guo)解決(jue)了責任和(he)方法，但仍(reng)然(ran)解決(jue)不了問題的重復(fu)發生，那可能(neng)就(jiu)是制度問題了。而(er)制度問(wen)題往往與機制設計(ji)相關，到這個層次基本上就能夠判斷(duan)企業的系統(tong)風險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審(shen)核方(fang)報(bao)告審(shen)核發現和審(shen)核報(bao)告了。
