1.儀(yi)器設備(bei)檔案需(xu)要放(fang)哪些內(nei)容(rong)

　　儀器(qi)設備檔案(an)的記錄應至少應包(bao)括以下八個方面的內容:

　　(1)設備及(ji)其軟件的識別;

　　(2)制造商名稱(cheng)、型號(hao)、出(chu)廠(chang)編號(hao);

　　(3)對設備是否(fou)符合(he)規(gui)范的核查;

　　(4)儀器設備存放的位(wei)置;

　　(5)制造(zao)商(shang)的說(shuo)明(ming)書，或指明(ming)其(qi)存放(fang)地點;

　　(6)所(suo)有檢定/校準(zhun)、核查報告和(he)證書;

　　(7)設備(bei)維護(hu)計劃以及維護(hu)記(ji)錄;

　　(8)設備的任何損壞(huai)、故障、改裝或(huo)修理。

　　儀器(qi)設備(bei)(bei)檔(dang)案(an)管理是一個(ge)動態、持(chi)續的(de)過程。儀器(qi)設備(bei)(bei)檔(dang)案(an)包括(kuo)儀器(qi)設備(bei)(bei)的(de)采購(gou)、驗收、使用、維(wei)護、維(wei)修等環節(jie)形成的(de)文件材料(liao)，能夠(gou)準確地、完(wan)整的(de)反(fan)映設備(bei)(bei)從(cong)采購(gou)到報廢整個(ge)過程的(de)狀態信息。

　　2.儀器設備檔案(an)管理(li)中存在的(de)問題

　　2.1檔案(an)管(guan)理(li)制度(du)不完善

　　部分(fen)檢(jian)驗檢(jian)測實驗室沒有(you)根據(ju)自身情況(kuang)，創建(jian)有(you)效的儀(yi)器設(she)備檔(dang)案管(guan)理制度，明確相關部門以及人(ren)員職責，缺(que)乏有(you)效的檔(dang)案管(guan)理監管(guan)機制。

　　2. 2檔案(an)管理意(yi)識不(bu)強

　　儀(yi)器設備檔案管理意識不(bu)(bu)強，主要體現(xian)在部分檢驗檢測實驗室，雖然制(zhi)定了相(xiang)應的(de)檔案管理規程，但因對儀(yi)器設備檔案管理工作的(de)重(zhong)要性認識不(bu)(bu)足，導致相(xiang)關(guan)制(zhi)度形同虛設，儀(yi)器設備檔案工作落實不(bu)(bu)到位(wei)。

　　2. 3檔案(an)管理人員(yuan)隊伍力量薄弱

　　目前，部(bu)分實(shi)驗(yan)室的(de)(de)儀器(qi)(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門都沒有設(she)(she)置儀器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)員。部(bu)分實(shi)驗(yan)室雖然在儀器(qi)(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門設(she)(she)置了儀器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)員，但由于缺乏檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)專業知識、不(bu)清楚究竟應(ying)該怎樣(yang)進(jin)行設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)工(gong)作，無(wu)法正確的(de)(de)、及時(shi)(shi)地收集、整理(li)(li)和歸檔(dang)儀器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)資料。另外，實(shi)驗(yan)人員流動變化大(da)，有時(shi)(shi)候會存在因交接不(bu)到(dao)位而導致檔(dang)案(an)(an)工(gong)作脫節的(de)(de)現象。

　　2. 4檔案利用(yong)率低(di)

　　目前儀(yi)器設(she)備檔(dang)(dang)案(an)的(de)一個比較大的(de)問題是檔(dang)(dang)案(an)材(cai)料收(shou)集(ji)(ji)不全(quan)，常常檔(dang)(dang)案(an)材(cai)料只收(shou)集(ji)(ji)了儀(yi)器設(she)備招(zhao)標采(cai)購及(ji)驗(yan)收(shou)相關(guan)材(cai)料，隨(sui)后使用過程中形成的(de)檢定(ding)/校(xiao)準/核(he)(he)查、期間核(he)(he)查、維(wei)(wei)護、維(wei)(wei)修、甚至改動材(cai)料收(shou)集(ji)(ji)不完全(quan)或未(wei)收(shou)入檔(dang)(dang)案(an)。

　　另(ling)外，因大部分檢驗檢測實驗室(shi)的(de)儀器設備檔(dang)案管理，還基本停留在(zai)紙(zhi)質材(cai)料的(de)階段，檔(dang)案查詢不(bu)方便。

　　3.針對儀器(qi)檔案管理(li)問題的解決對策

　　針對儀器設備檔案管理(li)存在的問(wen)題，檢驗檢測機構可(ke)采取(qu)以下對策:

　　3. 1完善制度，規范儀器設備檔案(an)管理

　　檢驗檢測(ce)實驗室根據(ju)自身情況創(chuang)建有效的(de)儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)制度(du)，規范(fan)儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)。例如，制定嚴格的(de)檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)操作(zuo)程序(xu)，規范(fan)儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)材料的(de)收集、立卷歸(gui)檔(dang)(dang)、利用(yong)、銷毀等(deng)工作(zuo)流(liu)程，統一設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)記錄格式，明(ming)確(que)歸(gui)檔(dang)(dang)內容(rong)、歸(gui)檔(dang)(dang)時間(jian)、檔(dang)(dang)案(an)存放場地的(de)環境(jing)設(she)(she)施(shi)要(yao)求(qiu)、儀器(qi)設(she)(she)備使(shi)用(yong)及管理(li)(li)部門的(de)任務分工、儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)員崗位職責等(deng)等(deng)。此外，檢驗檢測(ce)實驗室還(huan)應制定監(jian)督和考核(he)機(ji)制，以便對儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)(dang)案(an)管理(li)(li)工作(zuo)進行檢查和督促。

　　3. 2提高(gao)儀器設備檔案重(zhong)要(yao)性的認識(shi)

　　首先，需要(yao)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實驗(yan)室(shi)(shi)的(de)領(ling)導帶頭提(ti)高(gao)對儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)重(zhong)(zhong)要(yao)性的(de)認(ren)識(shi)，了解儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管理(li)對于實驗(yan)室(shi)(shi)管理(li)的(de)重(zhong)(zhong)要(yao)作用(yong)。其次，實驗(yan)室(shi)(shi)可通過培訓、貼(tie)宣(xuan)傳資料等方式，有針對性地(di)宣(xuan)傳檔(dang)案(an)(an)意(yi)義及(ji)本實驗(yan)室(shi)(shi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管理(li)的(de)體系(xi)文件，普及(ji)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管理(li)知識(shi)，提(ti)升員工儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)(an)管理(li)意(yi)識(shi)。

　　3. 3加強儀器設備檔案管理人(ren)員隊伍建設

　　儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)從招標采(cai)購到報廢，周期很(hen)長，期間涉及多部(bu)(bu)門(men)、人(ren)員，因此做(zuo)好儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)工作(zuo)需要相關部(bu)(bu)門(men)合力才能(neng)完成。檢驗檢測實驗室可以組(zu)建一支由(you)儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)管(guan)(guan)(guan)理(li)部(bu)(bu)門(men)總(zong)管(guan)(guan)(guan)，儀(yi)器(qi)(qi)使用(yong)部(bu)(bu)門(men)派人(ren)協(xie)助的(de)儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)隊伍。利用(yong)各部(bu)(bu)門(men)在儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)中分工的(de)不(bu)同，有機協(xie)調地進(jin)行儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)建立到銷毀整(zheng)個過程的(de)收集、歸檔(dang)(dang)工作(zuo)，實現儀(yi)器(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)的(de)動態(tai)管(guan)(guan)(guan)理(li)。

　　定期組織(zhi)人(ren)員(yuan)進行(xing)檔(dang)案管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)學習及(ji)培訓，強化(hua)人(ren)員(yuan)儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)案管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)能(neng)力，加深各個(ge)部(bu)門(men)的(de)儀器(qi)設(she)(she)備檔(dang)案管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)員(yuan)對自身(shen)崗位職責的(de)理(li)解，比(bi)如，儀器(qi)管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)員(yuan)，應積(ji)極主動與儀器(qi)使用(yong)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)員(yuan)進行(xing)聯系，及(ji)時收集并(bing)歸檔(dang)儀器(qi)設(she)(she)備在(zai)安裝調試及(ji)使用(yong)過程中產生的(de)一系列記錄(lu)資(zi)料。

　　組織應制定(ding)適當崗(gang)位激勵政策，提高儀器設備檔案(an)管理(li)員工作的積極性。

　　3. 4建立動態(tai)的儀器設(she)備(bei)臺賬

　　儀器(qi)設(she)(she)(she)備檔案(an)管理的最終目(mu)的是(shi)為了有效地利用檔案(an)。檢驗檢測(ce)實(shi)驗室需建(jian)立(li)可(ke)以實(shi)時(shi)更新的儀器(qi)設(she)(she)(she)備臺(tai)(tai)賬(zhang)，尤(you)其是(shi)電子臺(tai)(tai)賬(zhang)，方便(bian)使用者查閱及(ji)統(tong)(tong)計儀器(qi)相關信(xin)(xin)息(xi)(xi)。臺(tai)(tai)賬(zhang)信(xin)(xin)息(xi)(xi)包(bao)括儀器(qi)設(she)(she)(she)備的名稱、型號(hao)(hao)、生(sheng)產(chan)廠(chang)家、出廠(chang)編(bian)號(hao)(hao)、使用部門、購置(zhi)日期、固定資產(chan)編(bian)號(hao)(hao)、采購價格、檢定/校準/核(he)(he)查、期間核(he)(he)查、儀器(qi)運行狀態、是(shi)否(fou)已報廢、檔案(an)借閱情況等(deng)信(xin)(xin)息(xi)(xi)，隨(sui)時(shi)可(ke)以應對各(ge)項報表，包(bao)括經常統(tong)(tong)計的固定資產(chan)總價值、報廢的設(she)(she)(she)備統(tong)(tong)計總表等(deng)。

　　3. 5嚴格檔(dang)案的借閱制度

　　為了保證儀(yi)器(qi)設備檔(dang)案(an)(an)資料的完(wan)好，應建立嚴格的檔(dang)案(an)(an)借用(yong)、歸(gui)還、交接(jie)驗收(shou)制度，避免其丟失。經常使(shi)用(yong)的儀(yi)器(qi)設備的操作手冊(ce)等隨機(ji)技術文件(jian)，在辦理歸(gui)檔(dang)手續后，可復印相關材料給使(shi)用(yong)部門(men)(men):如果(guo)復印比(bi)較困難的，可在使(shi)用(yong)部門(men)(men)辦理檔(dang)案(an)(an)借閱(yue)登記后，將相關材料長期保存在使(shi)用(yong)部門(men)(men)，由使(shi)用(yong)部門(men)(men)派專人保管。

　　3. 6推進儀(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)數字(zi)化管(guan)理(li)

　　隨著計(ji)算機技(ji)術(shu)(shu)(shu)、通信(xin)技(ji)術(shu)(shu)(shu)以(yi)及互聯(lian)網(wang)技(ji)術(shu)(shu)(shu)的(de)(de)(de)(de)飛速發展，傳(chuan)統的(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理模式(shi)也遇到(dao)了嚴峻的(de)(de)(de)(de)挑戰。在滿(man)(man)足實驗(yan)室管(guan)(guan)理體系對儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理的(de)(de)(de)(de)要求(qiu)的(de)(de)(de)(de)前(qian)提下，檢(jian)驗(yan)檢(jian)測實驗(yan)室要充分利用(yong)現(xian)(xian)代技(ji)術(shu)(shu)(shu)改造(zao)傳(chuan)統的(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理方式(shi)，可(ke)根據(ju)自身(shen)實際情況(kuang)利用(yong)電子科技(ji)技(ji)術(shu)(shu)(shu)，開發建立儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)數字(zi)(zi)信(xin)息數據(ju)庫，包含(han)儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)臺賬(zhang)、維護計(ji)劃、維護及維修記錄、使用(yong)記錄、溯源等儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)息模塊，完善儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理系統，逐步實現(xian)(xian)儀器(qi)(qi)(qi)(qi)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理的(de)(de)(de)(de)數字(zi)(zi)化、網(wang)絡(luo)化，從而提高檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)利用(yong)率(lv)，滿(man)(man)足使用(yong)者(zhe)快捷(jie)地查詢各種(zhong)設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)儀器(qi)(qi)(qi)(qi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)資料的(de)(de)(de)(de)實際需(xu)要。