實驗室認可中內審員的作用和內審員職責分析
2018-08-29
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內審員(yuan)，有人認(ren)為就(jiu)是內審時走(zou)走(zou)形(xing)式，完成任務(wu)，所以(yi)，誰來(lai)當內審員(yuan)?安(an)排幾個內審員(yuan)?內審員(yuan)的(de)培訓等一系列(lie)問題也就(jiu)走(zou)走(zou)形(xing)式，其實不(bu)然。
實驗室認可(ke)的內審員，除肩負內審任務外，往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定，還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。
內(nei)(nei)(nei)部審(shen)(shen)核(he)簡稱“內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)”，是(shi)一(yi)種內(nei)(nei)(nei)部評價(jia)(jia)活動，這種評價(jia)(jia)是(shi)通過內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)審(shen)(shen)核(he)工作(zuo)(zuo)完成的(de)(de)(de)。實(shi)(shi)驗(yan)室的(de)(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，其發揮的(de)(de)(de)作(zuo)(zuo)用及審(shen)(shen)核(he)能力(li)與素質如何，直接影響一(yi)個(ge)實(shi)(shi)驗(yan)室內(nei)(nei)(nei)部管理(li)(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)(xi)審(shen)(shen)核(he)的(de)(de)(de)效(xiao)果。實(shi)(shi)驗(yan)室的(de)(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，除(chu)肩負(fu)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)任務外，往往還是(shi)本(ben)實(shi)(shi)驗(yan)室管理(li)(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)(xi)建(jian)設的(de)(de)(de)骨干。實(shi)(shi)驗(yan)室的(de)(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)(shen)員(yuan)(yuan)，不僅要(yao)對管理(li)(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)(xi)的(de)(de)(de)運行(xing)(xing)進行(xing)(xing)檢查、判定(ding)，還要(yao)對本(ben)實(shi)(shi)驗(yan)室管理(li)(li)體(ti)系(xi)(xi)(xi)(xi)建(jian)立和實(shi)(shi)施起著重要(yao)的(de)(de)(de)支持和推(tui)動作(zuo)(zuo)用。
那么，實驗室的內(nei)審員應(ying)當發揮哪(na)些作(zuo)用呢(ni)?筆者認(ren)為有以下(xia)幾(ji)個方面：
監督作用(yong)
管理體系(xi)的(de)(de)(de)運行(xing)需要(yao)持(chi)續地進(jin)(jin)行(xing)監督(du)，這樣(yang)才能有(you)效、及時地發現(xian)問題并采(cai)取改(gai)進(jin)(jin)措施，這種持(chi)續監督(du)主要(yao)是(shi)(shi)通(tong)過內審進(jin)(jin)行(xing)的(de)(de)(de)，而內審的(de)(de)(de)實施正是(shi)(shi)這支內審員隊(dui)伍(wu)擔當的(de)(de)(de)。所以，從某(mou)種意義上說，內審員對(dui)管理體系(xi)的(de)(de)(de)有(you)效運行(xing)起著(zhu)監督(du)員的(de)(de)(de)作用。
參謀(mou)作(zuo)用
在(zai)內(nei)(nei)審時(shi)，內(nei)(nei)審員發現某些不(bu)(bu)符(fu)合(he)項，要(yao)求受(shou)(shou)審核(he)部(bu)門(men)(men)及時(shi)采取(qu)措施(shi)，對(dui)不(bu)(bu)符(fu)合(he)項進行處置，消除產生不(bu)(bu)符(fu)合(he)的(de)原因(yin)。此時(shi)，他必須向受(shou)(shou)審核(he)部(bu)門(men)(men)解釋為(wei)什么這是一(yi)(yi)不(bu)(bu)符(fu)合(he)項，這樣(yang)對(dui)方才能針對(dui)不(bu)(bu)符(fu)合(he)項找(zhao)出(chu)原因(yin)，采取(qu)措施(shi)。在(zai)受(shou)(shou)審部(bu)門(men)(men)考慮糾(jiu)正措施(shi)時(shi)，內(nei)(nei)審員可以提(ti)出(chu)一(yi)(yi)些改進意(yi)見供其選擇(ze)。當受(shou)(shou)審核(he)部(bu)門(men)(men)提(ti)出(chu)糾(jiu)正措施(shi)計劃時(shi)，內(nei)(nei)審員應決定是否可以認可，并說明認可或不(bu)(bu)認可的(de)理(li)由(you)。在(zai)糾(jiu)正措施(shi)計劃實施(shi)時(shi)，內(nei)(nei)審員要(yao)主(zhu)動關心實施(shi)的(de)過程，必要(yao)時(shi)給予指導。這一(yi)(yi)切都說明內(nei)(nei)審員在(zai)內(nei)(nei)審工(gong)作中(zhong)，絕不(bu)(bu)僅僅是一(yi)(yi)個(ge)“裁判(pan)員”，還(huan)應為(wei)改進管理(li)體系想辦法、出(chu)主(zhu)意(yi)，成為(wei)一(yi)(yi)名(ming)優秀的(de)“參謀”。
紐帶作用
內審員(yuan)在內審中(zhong)與各部門的(de)員(yuan)工有著廣泛的(de)交流和(he)接觸，既可以收集員(yuan)工對質量(liang)管理(li)方(fang)面的(de)意見、要求和(he)建議，通(tong)過質量(liang)負責(ze)人向(xiang)領(ling)導反映，又可以把(ba)領(ling)導層關于(yu)質量(liang)方(fang)面的(de)方(fang)針、政策和(he)意圖向(xiang)員(yuan)工傳達(da)、解釋和(he)貫(guan)徹，起一(yi)種溝通(tong)和(he)聯(lian)絡(luo)的(de)作用。
接(jie)口作用(yong)
由于內(nei)審(shen)員經常被派往(wang)分(fen)包方(fang)(fang)(fang)(fang)或(huo)供應商去進行第(di)二方(fang)(fang)(fang)(fang)審(shen)核，在審(shen)核中(zhong)貫徹本(ben)實(shi)驗室對分(fen)包方(fang)(fang)(fang)(fang)或(huo)供應商的(de)(de)要求(qiu)，同(tong)時(shi)也可反(fan)映分(fen)包方(fang)(fang)(fang)(fang)的(de)(de)實(shi)際(ji)情況(kuang)和(he)(he)要求(qiu)，起接(jie)口(kou)(kou)作(zuo)用。當到第(di)三方(fang)(fang)(fang)(fang)現場評審(shen)時(shi)，內(nei)審(shen)員常常擔任(ren)聯絡員，從中(zhong)了解(jie)對方(fang)(fang)(fang)(fang)的(de)(de)評審(shen)要求(qiu)，評審(shen)方(fang)(fang)(fang)(fang)式和(he)(he)方(fang)(fang)(fang)(fang)法，向質量負責人或(huo)最(zui)高管理者反(fan)映，同(tong)時(shi)也可向對方(fang)(fang)(fang)(fang)介紹本(ben)實(shi)驗室的(de)(de)實(shi)際(ji)情況(kuang)，起內(nei)外接(jie)口(kou)(kou)作(zuo)用。
帶頭作用
內審(shen)(shen)員(yuan)在實驗室都(dou)有(you)(you)各自的(de)本(ben)職工(gong)作(zuo)(zuo)。內審(shen)(shen)員(yuan)的(de)資格(ge)是經(jing)過專門培(pei)訓而獲得的(de)，他們(men)經(jing)常參加內審(shen)(shen)活動(dong)，對該實驗室管理體系的(de)要(yao)求(qiu)有(you)(you)更深刻的(de)了(le)解，更懂得應該如(ru)何做好本(ben)職工(gong)作(zuo)(zuo)。所以(yi)內審(shen)(shen)員(yuan)應以(yi)身作(zuo)(zuo)則，認真貫徹(che)和(he)執行有(you)(you)關管理體系的(de)要(yao)求(qiu)，在全體員(yuan)工(gong)中起(qi)模(mo)范帶(dai)頭作(zuo)(zuo)用(yong)，成為貫徹(che)實施管理體系的(de)骨干。
內審員(yuan)(yuan)是(shi)(shi)(shi)本實驗室(shi)管理體系建設的骨干，要發揮自(zi)身的作(zuo)用，就要提高自(zi)身的能力，特別是(shi)(shi)(shi)現場審核(he)(he)時的審核(he)(he)方式。內審員(yuan)(yuan)在(zai)審核(he)(he)中(zhong)(zhong)可(ke)以采用多種工作(zuo)方法(fa)，這(zhe)些(xie)方法(fa)往(wang)往(wang)是(shi)(shi)(shi)在(zai)工作(zuo)中(zhong)(zhong)不斷(duan)積累起來的，各(ge)(ge)人有各(ge)(ge)人的技巧，從而形成(cheng)了個人的風格。即審核(he)(he)技巧。內審員(yuan)(yuan)既然(ran)是(shi)(shi)(shi)客觀證據的收集者，在(zai)現場審核(he)(he)中(zhong)(zhong)主要的手(shou)段就是(shi)(shi)(shi)看、問、聽(ting)和分析。內審員(yuan)(yuan)用來作(zuo)分析判斷(duan)的基(ji)礎是(shi)(shi)(shi)各(ge)(ge)種信息(xi)，而信息(xi)是(shi)(shi)(shi)通過看、問、聽(ting)而得來的。這(zhe)里僅就最基(ji)本的方法(fa)，做一簡單介紹：
一是少講、多(duo)看、多(duo)聽(ting)、多(duo)問。內審員在現場的時(shi)間(jian)有限，而需要采集的信(xin)息(xi)量(liang)又很大。信(xin)息(xi)(客觀證據)只能通過看、問、聽(ting)獲得，因此只有少講才能多(duo)獲取信(xin)息(xi)。
二(er)是選擇正(zheng)確的(de)對象提(ti)問(wen)。問(wen)題(ti)應(ying)(ying)該(gai)向負責進行(xing)該(gai)項質量活(huo)動的(de)部門(men)或(huo)個(ge)人提(ti)出，而不應(ying)(ying)向無關的(de)部門(men)或(huo)個(ge)人提(ti)問(wen)，否(fou)則就(jiu)會文不對題(ti)，浪費時間。
三是正確提(ti)(ti)出(chu)問題。內審(shen)(shen)員應明確地針(zhen)對要了(le)解的(de)問題提(ti)(ti)問，用不(bu)著像商業或外(wai)交談(tan)判中那(nei)樣采用旁(pang)敲側擊的(de)方(fang)式，更不(bu)要提(ti)(ti)出(chu)外(wai)行或錯誤(wu)的(de)問題。在現場審(shen)(shen)核過程中，可采用封(feng)閉式和(he)開(kai)放式相結合的(de)方(fang)法(fa)進行提(ti)(ti)問。
四是提問與索看相結(jie)合。內審員(yuan)在(zai)提問時經常(chang)會問及(ji)(ji)文件(jian)(jian)及(ji)(ji)實際(ji)執行(xing)情況，這(zhe)時可(ke)在(zai)提問中同(tong)時索取需要觀看的文件(jian)(jian)或(huo)提出觀看現場，這(zhe)樣(yang)就等(deng)于臨時又增加了(le)一(yi)些檢(jian)查(cha)的樣(yang)本，對檢(jian)查(cha)起了(le)補充作(zuo)用。問看結(jie)合的做法(fa)，既(ji)可(ke)使審核步步深入(ru)，又可(ke)避免(mian)單純問答的那種單調的方式，比較有效(xiao)。
五(wu)是注意(yi)觀(guan)察易被遺忘的(de)角落。內審前各部門一(yi)定會做出相(xiang)應的(de)準備，因(yin)此(ci)重點的(de)文(wen)件框等(deng)一(yi)定會收拾得整(zheng)整(zheng)齊(qi)齊(qi)，但在某些(xie)地方(fang)常常會發現作廢的(de)文(wen)件、未經檢定校準的(de)儀表等(deng)等(deng)不(bu)該存(cun)放在現場的(de)東(dong)西，所以(yi)觀(guan)察視野(ye)要開闊(kuo)一(yi)些(xie)，檢查(cha)要細致些(xie)。
六是(shi)創(chuang)造(zao)一(yi)(yi)個良好的(de)氣氛。為使審(shen)核(he)順利(li)進(jin)行，內(nei)審(shen)員應(ying)注(zhu)(zhu)意(yi)創(chuang)造(zao)一(yi)(yi)個良好的(de)氣氛，使審(shen)核(he)成為仿佛是(shi)在(zai)進(jin)行工作研究，而(er)不(bu)使對(dui)(dui)方總感到自己(ji)是(shi)處于(yu)受(shou)(shou)審(shen)地位。為此，內(nei)審(shen)員應(ying)平(ping)等、和氣待人，注(zhu)(zhu)意(yi)聽人說話，認(ren)(ren)真記(ji)筆記(ji)，不(bu)時點頭、注(zhu)(zhu)視、附和等方式對(dui)(dui)受(shou)(shou)審(shen)方談話表(biao)示感興(xing)趣等等。凡是(shi)要請對(dui)(dui)方出示文件或(huo)找一(yi)(yi)般工作人員談話時，都(dou)應(ying)爭得對(dui)(dui)方領導的(de)同意(yi)。如發現了不(bu)符合(he)項，要求受(shou)(shou)審(shen)方負責人認(ren)(ren)可時，要耐心說明(ming)理(li)由(you)。如果對(dui)(dui)方態度粗(cu)暴，也不(bu)要與之爭吵(chao)，但仍然要以事實為依(yi)據，耐心討(tao)論。若(ruo)發現自己(ji)錯了，要馬上承認(ren)(ren)，并表(biao)示歉(qian)意(yi)，只(zhi)有這樣對(dui)(dui)待，才能(neng)使審(shen)核(he)順利(li)進(jin)行。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室內部的團結與建設。《《實驗室內審工(gong)作(zuo)中(zhong)的常見問題
八(ba)是保(bao)證審(shen)(shen)核結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)(you)效性(xing)。在(zai)設計檢查表時，要(yao)合(he)理策(ce)劃樣(yang)本(ben)(ben)，保(bao)證樣(yang)本(ben)(ben)的(de)代表性(xing)，從而保(bao)證審(shen)(shen)核結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)(you)效性(xing)。在(zai)策(ce)劃編制檢查表時，既要(yao)注意依據審(shen)(shen)核準則策(ce)劃查什(shen)么，也(ye)要(yao)注意根據不(bu)(bu)同的(de)情(qing)況策(ce)劃更方(fang)便、有(you)(you)效的(de)檢查方(fang)法以及合(he)理的(de)樣(yang)本(ben)(ben)量。否則，到現場審(shen)(shen)核時由于工作緊張和時間有(you)(you)限，審(shen)(shen)核方(fang)法和樣(yang)本(ben)(ben)量策(ce)劃不(bu)(bu)周(zhou)，容易導致審(shen)(shen)核不(bu)(bu)充分(fen)，影響審(shen)(shen)核結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)(you)效性(xing)。
